Over een PMO wordt veel geschreven en gesproken, maar hoe komt het nu dat er nog altijd niet goed functionerende PMO’s te vinden zijn. Hiervoor moet je natuurlijk terug naar de vraag wanneer functioneert een PMO goed? Ontdek de toegevoegde waarde van een PMO.

Een PMO moet direct waarde opleveren

Een PMO kan je op meerdere niveaus in een organisatie terugvinden. Een PMO kan een enkel project ondersteunen, een heel programma ondersteunen of zelfs op enterprise niveau ingericht zijn om alle portfolio’s, programma’s en projecten te ondersteunen. Gemakshalve nemen we hier even een PMO als voorbeeld dat meerdere projecten ondersteunt. Zo’n PMO functioneert alleen maar goed als het waarde toevoegt. Die waarde bestaat voornamelijk uit 15 belangrijke waarde-aspecten:

1. Standaardisatie zorgt voor constante kwaliteit

Optimaliseren van het starten maar ook afsluiten van projecten door het toevoegen van standaardisatie en kwaliteitverhogende maatregelen. De manier waarop een project gestart of afgesloten wordt kan minder afhankelijk gemaakt worden van de projectmanager die aan het project is toegewezen. Hiermee garandeer je een constante kwaliteit die cruciaal is voor het slagen van een project.

2. Een integrale planning voor een dynamische projectorganisatie

Voorzien van integrale planning en schatting over alle projecten heen. Projecten zijn vrijwel nooit statisch na de start. Een scope verandert, middelen veranderen, planning moeten worden aangepast. Door de samenhang tussen alle projecten inzichtelijk te maken wordt de impact op andere projecten duidelijk indien projecten beginnen te schuiven. Dit is van wezenlijk belang binnen programma’s en portfolio’s.

3. Ondersteuning bij stakeholdermanagement en communicatie

Verbeteren van gestructureerd stakeholdermanagement en ondersteunen bij het opstellen van kwalitatief goede communicatieplannen. Ook hier geldt dat iedere projectmanager een geweldige stakeholdermanager en communicator moet zijn. Uit de praktijk blijkt dat niet iedere projectmanager hier even goed in is, waardoor projecten wisselende resultaten laten zien. Het PMO kan hier de nodige ondersteuning bieden en de organisatie voorzien van een standaard.

4. Het daadwerkelijk opvolgen van een business case (ook tijdens het project)

De business case van een project, daar doen we het toch uiteindelijk voor. Waarom wordt die dan vaak alleen aan het begin van het project opgesteld en daarna niet meer beheerd? Wie doet de opvolging van de baten als het project is afgerond en de baten vaak pas gerealiseerd moeten worden in de lijnorganisatie?

5. Integraal en centraal georganiseerde resource- en capaciteitsmanagement

Een belangrijk fenomeen in organisaties die veel projecten parallel uitvoeren is het gebrek aan inzicht in welke resources, wanneer en hoe lang op welke projecten werken. Een goed PMO ondersteunt bij het bieden van inzichten in de bezetting van de resources en helpt knelpunten mee op te lossen.

6. Optimaliseren, standaardiseren, beheren en verspreiden van inzichtelijke dashboards

Templates van voortgangsrapportages heeft tegenwoordig elke organisatie maar het invullen ervan laat vaak te wensen over. Het PMO kan hierbij ondersteunen en deze vervolgens integreren op portfolio- of programmaniveau in overzichtelijke managementdashboards.

7. Ondersteunen bij centraal Issuemanagement

Wat zijn in een programma de belangrijkste issues? Wie zorgt ervoor dat de alarmbellen op tijd afgaan als de issues niet adequaat of tijdig worden opgelost? Door een centraal issuemanagement op te zetten kan het PMO hierin faciliteren. Tevens kunnen deze issues dan gebruikt worden op portfolio/programma niveau om highlevel issuemanagement mogelijk te maken.

8. Financieel Management (per individueel en crossproject)

Budgetopvolging kan door het PMO gestandaardiseerd worden zodat over alle projecten heen een standaard budgetstructuur ontstaat en op basis hiervan ook de kosten per project gerapporteerd kunnen worden.

9. Standaardisatie en ondersteuning bij informatie- en configuratiemanagement

Een PMO kan standaardisatie bieden in het opslaan van belangrijke projectdocumentatie door bijvoorbeeld voor ieder project standaard een ‘sharepoint repository’ aan te maken met een standaard projectstructuur. Vooraf afgesproken naamgeving en configuratiemanagementrichtlijnen zorgen dat deze documenten goed beheerd worden tijdens het project.

10. Facilitaire en secretariële ondersteuning voor de projectorganisatie

Secretariële ondersteuning is een belangrijke ondersteuning die vaak als eerste ingericht wordt. Organiseren van meetings, verzorgen van agenda, notulen, aanvragen van toegangspassen, autorisaties etc. Helaas blijven veel PMO’s steken op dit aspect omdat het PMO vaak alleen als ondersteunend gezien wordt en dit de meest voor de hand liggende (en gemakkelijk te organiseren) ondersteuning is.

11. Het centraal inschatten van risico’s

Ondersteunen bij centraal ‘riskmanagement’. Door op vaste momenten de projectmanager te triggeren zijn risico-inventarisatie uit te voeren c.q. bij te werken (en hierbij te ondersteunen) kan het PMO kwaliteit toevoegen aan het actief managen van de projectrisico’s. Tevens kunnen deze risico’s (net als de issues) dan weer gebruikt worden op portfolio/programma niveau om ‘high-level riskmanagement’ te faciliteren.

12. Changes centraal beheren

Ondersteunen bij centraal ‘change management’. Net als voor issues en risico’s is het waardevol om ook de changes over de projecten centraal op te volgen. Hiermee promoot het PMO het belang van actief ‘change management’.

13. De kwaliteit van projecten waarborgen

Quality Assurance. Het PMO kan ondersteunen bij Quality Assurance vraagstukken in de projecten. Afhankelijk van de bemensing van een PMO kan men zelfs zo ver gaan dat vanuit het PMO audits uitgevoerd worden om de kwaliteit binnen de projecten te verzekeren.

14. Ondersteuning bij het overdragen van projecten naar de lijnorganisatie

Transition Management wordt soms nog wel eens vergeten in het project. Het PMO ondersteunt het project in het overdragen van het project- naar de lijnorganisatie. Denk hierbij aan het organiseren van kennisoverdrachtsessies of het bijhouden van op te leveren documentatie.

15. Kennis beheersen en toevoegen aan een projectorganisatie 

Knowledge management, het PMO is het centrale knowledgemanagement aanspreekpunt voor de organisatie op het gebied van projectmanagement. Lessons learned, projectmanagement methodologie kennis, aanbieden van trainingen, voorbeelden aanleveren van soortgelijke projecten zijn slechts enkele voorbeelden waarbij het PMO op het gebied van projectmanagement kennis kan toevoegen aan de projecten.

Transition Management wordt soms nog wel eens vergeten in het project. Het PMO ondersteunt het project in het overdragen van het project- naar de lijnorganisatie. Denk hierbij aan het organiseren van kennisoverdrachtsessies of het bijhouden van op te leveren documentatie.

Maatwerk van MOJEO: de 15 bouwblokken

In de praktijk kom je niet snel PMO’s tegen die de 15 bovengenoemde waarde aspecten geïmplementeerd hebben. De implementatie van deze aspecten ziet MOJEO als een project dat voorbereid, uitgevoerd en afgesloten wordt. MOJEO heeft daarvoor een modulaire methode die deze 15 waarden aspecten in 15 onafhankelijke bouwblokken kan inrichten. Meer informatie kun je hierover vinden in het artikel ”Maatwerk met de PMO-bouwblokken” dat je hier kunt lezen.

MOJEO inventariseert, analyseert en verbetert PMO’s

MOJEO helpt zelfs de organisatie met de selectie van de bouwblokken zodat op korte termijn snel waarde toegevoegd kan worden. Daarnaast kan MOJEO ook een PMO Maturity scan uitvoeren om de organisatie inzicht te geven in hun eigen vorderingen en om op basis daarvan een plan te maken om het PMO nog meer waarde te laten toevoegen door het een level hoger te krijgen. Ben je benieuwd hoe je PMO op dit moment ervoor staat? Doe de vrijblijvende MOJEO PMO Maturity Scan Lite hier of plan hier een vrijblijvend adviesgesprek in met onze projectspecialisten!