Het opzetten & bemannen van een PMO bij Obvion

De situatie bij de opdrachtgever

De opdracht van het programma Octopus is om een nieuw model te implementeren voor het berekenen van kapitaal en voorzieningen, en onderliggende processen en systemen aan te passen. De naam Octopus is gekozen vanwege de verschillende werkstromen binnen dit programma en de vele relaties en afhankelijkheden met andere projecten en programma’s. Marieke Keij, projectmanager bij Obvion vertelt: “Binnen een programma van deze omvang heb je te maken met veel (externe) ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe regelgeving van de Europese Centrale Bank. Daarnaast blijft de Rabobank onze moederorganisatie. ‘Octopus’ is een Obvion-programma, maar we rapporteren aan diverse projecten binnen de Rabobank. Ook binnen Obvion zijn er afhankelijkheden met andere projecten en initiatieven.”

Bij Obvion bestond de behoefte om het programma Octopus beter te structureren en aan te vullen met resources op ondersteunend gebied. Marieke kwam samen met de manager van Projectmanagement bij Obvion tot de volgende conclusie: “Door de complexiteit en dynamische omgeving van het programma hebben we behoefte aan betere projectondersteuning door het inrichten van een structureel Project Management Office. Een goede projectondersteuning draagt daarnaast ook bij aan onze strategie.”

‘’Door de complexiteit van het programma hadden we behoefte aan een structureel PMO. Een goede projectondersteuning draagt daarnaast ook bij aan onze strategie.‘’

De oplossing vanuit MOJEO

‘’Vervolgens is een projectmanager van MOJEO bij Obvion gestart als projectmanager voor het inrichten van een structuur voor de ondersteuning binnen het programma Octopus.’’ Op verzoek van de manager Projectmanagement heeft MOJEO alle PMO-bouwblokken ook voor de projectmanagement-organisatie bekeken. Aanbevelingen waren hierdoor niet alleen van toepassing op het programma Octopus, maar ook op andere programma’s en projecten van Obvion.

De aanpak van MOJEO beviel Marieke goed. ‘’MOJEO heeft in de eerste 3 weken veel interviews gehouden met projectmedewerkers, managers en overige belanghebbenden. De inventarisatiefase is snel en consequent afgerond. Binnen 2 à 3 weken had MOJEO een totaalbeeld van de programma-organisatie gevormd. Met deze informatie heeft MOJEO een plan gemaakt hoe we -op basis van de bouwblokken- het programma beter kunnen structureren en de ondersteuning efficiënter kunnen inrichten. Het was hierbij ook handig dat MOJEO als externe projectmanager zijn inzichten kon inbrengen.’’

‘’We hebben met MOJEO besproken welke rol de PMO-bouwblokken zouden kunnen vervullen. MOJEO leverde hierbij een concrete werkwijze met een heldere planning hoe dit binnen 3 maanden verbeterd kon worden.‘’

Na de inventarisatiefase heeft de projectmanager een overzichtelijk plan van aanpak gepresenteerd aan de stuurgroep van het programma. Vervolgens is hij voortvarend aan de slag gegaan met het inrichten van de PMO-bouwblokken binnen Octopus. ‘’MOJEO presenteerde in deze fase één keer per 2 weken de planning en voortgang aan de hand van het plan van aanpak richting mij, als projectmanager van Octopus, en richting de manager projectmanagement bij Obvion.’’ MOJEO had binnen deze meetings altijd alles keurig op orde en bewaakte nauwkeurig de voortgang van het project. De bouwblokken die geïmplementeerd zouden worden om het project de benodigde structuur te geven zijn helemaal afgerond. ‘’Op een gegeven moment kwamen we in een overgangsfase waarin we als organisatie behoefte hadden aan iemand die op operationeel gebied structureel invulling kon geven aan het PMO.’’

MOJEO heeft vervolgens samen met Obvion een inschatting gemaakt voor de benodigde inzet. ‘’Toen is er een PMO’er van MOJEO begonnen bij Obvion om het PMO structureel te gaan bemannen. De projectmanager heeft deze collega ingewerkt en haar alle in’s & out’s van het programma bijgebracht.

Hierdoor kon zij een vliegende start maken in haar rol. Ze voert nu uit wat MOJEO in eerste instantie heeft opgezet. Daarnaast heeft zij ook een aantal zaken doorontwikkeld, zoals bijvoorbeeld een resourceplanning-tool. ‘’

De toegevoegde MOJO

Marieke is over het resultaat en de toegevoegde waarde van het MOJEO PMO heel duidelijk. ‘’Het PMO heeft een duidelijke toegevoegde waarde voor het programma Octopus. We hebben de projectorganisatie beter gestructureerd en echt stappen gemaakt in de uitvoering van het project. De kennis en ondersteuning van MOJEO heeft ons hierbij geholpen‘’

Voorafgaand aan het project had Marieke wat zorgen over de complexiteit van de inhoud van het programma Octopus. Doordat de medewerkers van MOJEO voorafgaand genoeg voorbereiding hadden getroffen en met veel Obvion collega’s in gesprek zijn gegaan, konden ze zich zelfstandig op een goed niveau inwerken bij Obvion. ‘’Tijdens het project is dat dan ook geen moment een probleem geweest. Dit hebben de medewerkers van MOJEO echt uitstekend gedaan. Ik ben positief verrast over de snelheid waarmee MOJEO het PMO heeft ontwikkeld. Het is verder ontwikkeld dan ik vooraf had verwacht.’’

Daarnaast heeft de projectmanager van Obvion ook echt ervaren wat het begrip MOJO inhoudt. ‘’De naam MOJEO stamt af van het woord mojo en dat mojo komt wel echt over. Ik ontmoet van MOJEO eigenlijk alleen maar enthousiaste mensen die heel goed weten wat ze doen en met een bepaalde professionaliteit de projecten binnenstappen. Jullie team kenmerkt zich door mensen die een enorme drive en passie voor het projectmanagement-vak bezitten.’’