Implementatie Portfolio Management bij Veiligheidsregio Brabant-Noord

In de Veiligheidsregio Brabant-Noord wordt door 11 gemeenten, de brandweer, de geneeskundige hulpverleningsorganisatie (GHOR), de politie, de meldkamer en het openbaar ministerie samengewerkt op het gebied van brandweerzorg, crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening bij ongevallen, rampen en rampenbestrijding.

De situatie bij de opdrachtgever

De opdrachtgever heeft in de afgelopen jaren al flinke stappen gemaakt op het gebied van projectmanagement door zelf een projectbureau te vormen en door het IPMA opleiden van alle projectmedewerkers. De organisatie had een duwtje in de rug nodig om het volgende niveau qua projectmanagementkennis en -kunde te bereiken. Het projectbureau was ervan overtuigd dat er een flinke verbeterslag gemaakt kon worden op het gebied van inzicht en overzicht over alle initiatieven en projecten.

Het project heeft in totaal een doorlooptijd gehad van 9 maanden, de teamleiders en medewerkers van het projectbureau waren hierbij intensief betrokken.

‘’De organisatie had een duwtje in de rug nodig om het volgende niveau qua projectmanagementkennis en -kunde te bereiken. Het projectbureau was ervan overtuigd dat er een flinke verbeterslag gemaakt kon worden op het gebied van inzicht en overzicht over alle initiatieven en projecten.‘’

De oplossing vanuit MOJEO

MOJEO heeft Eric Menger als Project Management Office deskundige laten starten bij Veiligheidsregio Brabant-Noord om de organisatie te helpen.

Eric Menger vertelt hoe hij van start is gegaan bij de organisatie; ‘’We hebben het planmatig aangepakt in samenwerking met de leden van het projectbureau door eerst “het net op te halen” en te inventariseren wat er al was.’’ Door in het beginstadium interviews te houden met alle belangrijke stakeholders werd het voor Eric snel duidelijk welke aanpak het meest geschikt was.

Eric heeft samen met het projectbureau processen ingeregeld, communicatiestromen opgesteld, en sjablonen en het intranet opgeschoond. Waar mogelijk werd gebruik gemaakt van bestaande applicaties. Dit alles om een goede basis te krijgen voor het nieuwe portfolio proces. Daarnaast was het van belang om de opdrachtgevers verder te trainen in hun rol binnen de nieuwe projectmanagementkaders. Alles op alles om het portfolio proces beter in te richten en het management meer inzicht en overzicht te verschaffen.

‘’Eric heeft samen met het projectbureau processen ingeregeld, communicatiestromen opgesteld, en sjablonen en het intranet opgeschoond.‘’

De toegevoegde MOJO

Door het ingerichte portfolio proces heeft de Veiligheidsregio Brabant-Noord nu een goed overzicht en inzicht in de lopende en komende projecten. Voorafgaand aan een nieuw project wordt eerst de vraag gesteld of het wel of geen toegevoegde waarde heeft voor de organisatie.

Over het eindresultaat is de opdrachtgever, Bob Heijl, zeer content. ‘’We zijn heel erg tevreden. Het portfolioproces is volledig ingericht en geïmplementeerd. De eerste resultaten zijn zichtbaar waardoor blijkt dat we nu beter besluiten kunnen nemen. Ook de zichtbaarheid van het projectbureau binnen de organisatie is verbeterd.’’

Eric heeft helderheid aangebracht in de organisatie door goed in kaart te brengen welke processen er zijn en welke verbeterd moesten worden. ‘’Eric heeft veel structuur en helderheid gebracht in de bestaande middelen. Het is erg LEAN uitgevoerd. Daarnaast is hij naadloos opgegaan in het team, ieder teamlid vindt het erg jammer dat zijn opdracht is afgerond.’’

‘’Samen met het team zijn we erin geslaagd om de samenwerking tussen de diverse afdelingen (kolommen) te versterken zodat de kennis van specialisten nu daadwerkelijk terecht komt in het project’’, aldus Eric.