Hoe zet je zelfsturende projectteams succesvol op?

Deel deze post:

Zelfsturende projectteams, het klinkt geweldig! Waar begin je precies als je als programmamanager deze methodiek wilt introduceren in je organisatie? 

Hoe versterk je je aanpassingsvermogen als bedrijf?

Het is zeer belangrijk voor bedrijven om mee te bewegen, zich aan te passen en in sommige gevallen zichzelf (op onderdelen) opnieuw uit te vinden. Dit opnieuw uitvinden begint door te vertrouwen dat de kracht van het aanpassingsvermogen aan beide kanten zal zorgen voor nieuwe succesvolle diensten, ontwikkelingen en efficiënte processen. Zeg maar geoliede, goed op elkaar afgestemde machines, die output leveren op manieren die wellicht anders zijn dan voorheen, maar daardoor zeker niet minder goed.

Hoe moeten bedrijven en management er dan voor zorgen dat die geoliede machine er komt, dat die gebouwd gaat worden? Heel simpel; dat doe je niet als bedrijf en als management op de traditionele top-down manier. Zorg er in plaats daarvan voor dat je een omgeving schept waarin iets mág ontstaan, een omgeving gevuld met vertrouwen in en stimulans voor medewerkers. Daarnaast zorg je ervoor dat je aan de ene kant input en sturing blijft leveren en/of aan de andere kant duidelijke output verlangt. Sturing door richting, concrete doelen en kaders aan te geven als management en output bijvoorbeeld in de vorm van deliverables, verkopen of opdrachten of abstracter nog, dienstverleningen, inkomsten en/of (toekomstige) revenuen.

De onderliggende theorie van zelfsturende projectteams

Het concept van mijn rotsvaste vertrouwen ligt ook diep verankerd in de uitgangspunten van Agile in theorie van Systems Thinking en Complex Adaptive Systems. Alvorens ik afdaal naar de pragmatische handvaten en de relatie met zelfsturende teams, is het goed om eerst de twee theorieën enigszins versimpeld toe te lichten.

Ok, dus ‘systems thinking’ is het proces van begrijpen hoe bepaalde dynamische zaken elkaar beïnvloeden en raken binnen één geheel. Voorbeelden hiervan kun je terugvinden in alledaagse zaken; zoals de natuur waarin verschillende elementen als water, planten, bewegingen en dieren samenwerken om te (over)leven of uit te sterven. Binnen organisaties zijn dit bijvoorbeeld de mensen, gebouwen en machines en (werk)processen die samenwerken om een bedrijf gezond te laten draaien en groeien.

Een ‘complex adaptief systeem’ is een systeem waarvan de onderlinge verbonden componenten de mogelijkheid hebben om zich niet alleen aan te passen aan elkaar, maar ook aan andere adaptieve systemen. Het bezit een hoge mate van aanpassingsvermogen en zelforganisatie, waardoor het niet gauw gehinderd wordt door “(ver)storingen” van buitenaf.

Zelfsturende teams zijn nodig tijdens deze remote working-situatie

Hier begint de nadrukkelijke link met zelfsturende projectteams die continue in staat zijn om zichzelf “opnieuw” uit te vinden als de situatie dat vraagt. Zoals in de tijden waarin we nu werken en leven. Want wil je als bedrijf in deze tijd, met zoveel thuiswerkende mensen succesvol blijven opereren, dan is het ontstaan van zelfsturende teams bijna een must. En was je wellicht als organisatie nog niet zover en opereerde je nog veelal vanuit een “top-down” benadering, dan is deze tijd de uitgelezen kans om jezelf te herontdekken als bedrijf.

Terug naar het creëren van een organisatie welke toestaat dat “adaptieve systemen” kunnen en mogen ontstaan. Een organisatie waarbinnen men samenwerkt op basis van vertrouwen. Waar creativiteit en positiviteit worden gekoesterd. Waar begin je? Geef richting aan je teams, communiceer je belangen en vertrouw erop dat er iets moois ontstaat. Een georganiseerde schakel van mensen welke op gezette tijden en wijze werk aanneemt, in veranderende organisatorische verbanden en vervolgens waardevolle output levert. Handel daarbij niet vanuit angst en overmatige controle maar geef als management de ruimte, zodat binnen die ruimte ideeën en creatieve oplossingen kunnen groeien als ontkiemende zaadjes. Net zoals dat zaadje lucht nodig heeft om te groeien, hebben wij mensen ‘mental headspace’ nodig en momenten van rust. Faciliteer je medewerkers om in een hele nieuwe werkomgeving, met nieuwe afspraken en bijvoorbeeld aangepaste werktijden, gebruik te kunnen maken van de juiste benodigdheden en communicatiemiddelen. Dit kan gaan om een geluiddempende headset (scheelt ducktape voor de kids) tot software als Slack, Teams of Zoom om eenvoudig contact te maken met collega’s en klanten, maar hierover bent u inmiddels helemaal tureluurs geblogd op alle sociale media, dus dat weet u nu wel.

Tips voor het management

Managers en directieleden wil ik vragen om goed na te denken over duidelijke, meetbare succescriteria voor de komende tijd.  Geef richting, geen vage aanwijzingen. Sluit daarbij niet je ogen voor potentieel langetermijnsucces of kansrijke exploraties en stop iets niet te snel! Het systeem dient ook kans te krijgen zichzelf te vormen. Deel best practices, wat werkt wel, wat werkt niet? Door daar transparant over te zijn kunnen systemen in hun vorming hier rekening mee houden. Vergeet tenslotte één ding niet: resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. Tegelijkertijd: wat in het verleden niet werkte, kan nu in de veranderende omgeving wel eens zeer succesvol zijn. De laatste belangrijke taak voor managers en directieleden is om te bekijken wat er ontstaan is en om datgene wat uitstekend werkt, te koesteren en verder te stimuleren en voeden. Dat is pas echt waarde creatie!

De zelfsturende projectteams van MOJEO

Terwijl ik dit artikel aan het redigeren ben op mijn thuiswerkplek, met de tuindeuren wijd open, is een ander team collega’s op de achtergrond aan het testen met een nieuwe dienst, de virtuele projectmanager vanuit verschillende zelfsturende projectteams. Een virtuele vraagbaak voor al uw uitdagingen. Dit is geheel spontaan ontstaan, deels uit noodzaak en ook omdat wij vanuit onze opdrachtgevers veel hulpvragen krijgen en men onze expertise wenst en je we uiteraard geen fysieke meetings kunnen houden. Ondertussen zijn we allemaal tegelijk aan het inloggen en aan het testen. Er wordt dus binnen een dag een compleet nieuwe dienst gelanceerd en in het leven geroepen. Gaat deze dienst succesvol zijn? Wij denken van wel gezien de vragen. Blijft deze dienst altijd bestaan? Geen idee! Gaat deze bijdragen aan onze manier van werken in zijn algemeen? Absoluut!

Hoe dan ook is dit een zeer mooi voorbeeld van iets wat ontstaat als de situatie erom vraagt en de omgeving is gecreëerd waarin dat ook mág. Tja, ik zou bijna zeggen, tot snel?

(Remote) projectmanagement advies en/of hulp nodig?

Met het MOJEO adviesgesprek kom je vrijblijvend in contact met onze project professionals die je kunnen helpen bij elke PM, PMO of Agile gerelateerd vraagstuk! Plan hier een meeting in!

Project advies nodig?

Onze projectspecialisten zitten voor je klaar!

Andere interessante berichten:

Project Management Office

Het PMO Gilde van MOJEO

In de dynamische wereld van projectmanagement is samenwerking en kennisdeling van cruciaal belang. Binnen MOJEO is dit besef vertaald naar de oprichting van het PMO

Hoe volwassen is je Agile organisatie?