Projectmanager zijn in een organisatie is geen gemakkelijke taak. Dag na dag probeer je anderen aan te sturen om de projectdoelen te bereiken. Vaak doe je dit ook nog met beperkte middelen tot je beschikking, diegene in je projectteam moeten gemiddeld het werk van meer dan één persoon doen om de doelen te bereiken, tenzij je je resourcemanagement goed op orde hebt, maar dat is weer een andere blog-topic. Wat blijkt? Als je geen sterke relaties hebt opgebouwd in de hele organisatie, trek je aan het kortste eind. Je zult het beduidend moeilijker hebben om de doelen te bereiken en de belanghebbenden tevreden te houden.

Door sterke relaties op te bouwen, vinden we het gemakkelijker om samen te werken en dingen voor elkaar te krijgen door middel van de hulp van anderen. Iets wat elke projectmanager moet doen. Het is moeilijker om iemand te benaderen die het al heel erg druk heeft als je niet de moeite hebt genomen om een relatie met hem of haar op te bouwen. We hebben als mensen namelijk de neiging om degenen te helpen die de tijd hebben genomen om ons te leren kennen en waarmee we al een relatie hebben opgebouwd.

Het opbouwen van relaties als zakelijke noodzaak

Vaak worden de voordelen van goede relaties op de werkvloer als een vaag concept gezien. Het zou alleen veel verstandiger zijn om het bouwen van relaties als zakelijke noodzaak te zien. Het heeft namelijk een tastbare impact op de organisatie.

Naast de zakelijke relatie die je met je team aangaat is het ook van belang om de grens van formaliteit te overschrijden. Welgemeende interesse tonen in collega’s en tijd vrij maken om een band op te bouwen, draagt écht bij tot meer begrip en verdraagzaamheid en daardoor ook het vertrouwen in wederzijdse belangen binnen het project.  

“The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.”

George Bernard Shaw 

Door sterke relaties op te bouwen, is de kans op gemakkelijke, open en eerlijke communicatie doorgaans groter. Iedereen kan vrijuit discussiëren en debatteren over nieuwe ideeën en innovaties met het vertrouwen dat je in ruil daarvoor eerlijke feedback krijgt. Het vergemakkelijkt ook een snellere besluitvorming omdat er minder verborgen agenda’s binnen het team zijn.

Onderlinge relaties zorgen voor vertrouwen

Het vertrouwen dat hierdoor ontstaat in een projectmanagementteam dient doorgaans twee doelen. Hiermee kun je je volledig concentreren op wat je moet doen en hoef je niet constant draagvlak voor de communicatie te creëren, je weet wat je aan elkaar hebt. Vertrouwen zorgt voor een afleidingsvrije omgeving, wat ook een positieve invloed heeft op het algemene emotionele en mentale welzijn van de mensen. Dit maakt het team uiteindelijk productiever. De tweede functie is om mensen in staat te stellen op anderen te vertrouwen. Voor een projectmanager en teamlid betekent dit effectief werken in een samenwerkingsomgeving waar ideeën en kennis openlijk worden gedeeld.

Best practices voor het opbouwen van relaties binnen het projectteam

Het kost niet veel moeite om sterke relaties met anderen op te bouwen – probeer deze best practice-stappen om relaties op te bouwen met mensen binnen je eigen organisatie:

• Breng ’s ochtends tijd door bij de (virtuele) koffiemachine of in de kantine om mensen bij te praten;
• Blijf niet de hele dag achter je bureau plakken, verlaat je werkplek en maak op veilige afstand met een collega een wandeling;
• Maak naast de reguliere project communicatiekanalen ook een kanaal aan voor off-topic/informele berichten;
• Praat met anderen over projecten waaraan je momenteel werkt, of projecten die je graag gelanceerd zou willen zien – vraag om hun steun;
• Draag bij aan de bedrijfsnieuwsbrief of blog, dit zorgt voor naamsbekendheid en brengt de interne communicatie op gang;
• Heb je een interessant artikel gelezen? Deel het met iemand op kantoor die het waardevol kan vinden.

Kortom, denk aan de mensen om je heen, als iedereen zich op zijn/haar gemak voelt zal dit een positieve impact hebben op de projecten die op dat moment en in de toekomst gedraaid worden.