1. Een hoger projectmanagement volwassenheidsniveau

Doordat een PMO de centrale positie binnen de projectorganisatie inneemt kan het de kwaliteit en standaardisatie van alle projecten sterk beïnvloeden door middel van processen en templates. Het wordt dé centrale positie van waaruit projecten opstarten, beëindigen en gemonitord worden. Het goed opzetten van een PMO speelt een grote rol bij het behalen van een hogere projectmanagement volwassenheid binnen de organisatie.

Voordelen: Het besparen van tijd & geld door het efficiënter inregelen van de project afdeling.

2. Het vaststellen van project-definities

Een PMO voegt structuur toe aan een project! Vragen zoals: ‘wanneer wordt iets een project?’ en ‘welke opbouw/faseringen bevat een project?’, worden beantwoord door een vooropgesteld standaard project route van een PMO. Deze route zorgt er ook voor dat projecten makkelijker met elkaar vergeleken kunnen worden. Daarnaast zorgt een PMO voor uniformiteit door het verschaffen van vaste projecttemplates.

Voordelen: De hele projectorganisatie heeft één standaard voor projecten en weet wanneer iets een project is en wanneer niet. Projecten kunnen hierdoor beter met elkaar vergeleken worden.

3. Rapportages en inzichten over alle projecten

Vanuit dé centrale positie tussen alle projecten heeft een PMO het ultieme zicht op alle statussen van de verschillende projecten. Met deze data kan een PMO’er relevante inzichten op het gebied van resources, voortgang en budgetten verschaffen richting het hoger management en de projectmanagers zelf. Beslissingen voor de start van een project kunnen gemaakt worden op basis van data en rapportages in plaats van op onderbuikgevoel.

Voordelen: ‘real-time’ inzicht in project statussen. Op basis van data beslissingen maken.

4. De (communicatie) spil van de projectorganisatie

Het goed organiseren van de communicatie tussen alle stakeholders van een project behoort tot een van de belangrijkste taken van een PMO. Van het arrangeren van meetings tot aan het verspreiden van alle relevante gespreksverslagen. Alles op alles zetten om de juiste personen te betrekken en te informeren bij belangrijke beslissingen/informatie van de projecten.

Voordelen: Communiceren van relevante informatie per organisatie laag. Het faciliteren, en daarmee ontzorgen, van de communicatie in de projecten.

5. PMO als knowledge center van de projectorganisatie

Om te leren van alle successen en leermomenten van de projecten kan een PMO als dé centrale plek fungeren voor alle kennis en data. Het kan ervoor zorgen dat deze data makkelijk inzichtelijk is voor projectmanagers zodat deze, alvorens zij een project starten, precies kunnen zien waar de risico’s van soortgelijke projecten in het verleden lagen. Het vergaren en beheren van deze data is volledig de verantwoordelijkheid van de PMO’er.

Voordelen: vergaren, bijhouden en distribueren van relevante ‘lessons learned’, project data en kennis op één centrale plek, het PMO.