Door Jelle Taman

Wie zegt dat je als projectmanager alleen op kantoor of in dure trainingen lessen leert, heeft nog nooit een weekend als vrijwilliger op de Formule 1 in Zandvoort meegemaakt. Ik had geen enkele management verantwoordelijkheid maar was gewoon 1 van de vele vrijwilligers. Maar geloof me: ik heb dit weekend veel geleerd. Masterclass team management – maar dan met oordoppen in en de geur van benzine en bier om je heen.

Een mega-organisatie op wielen
Stel je voor: ruim 1500 vrijwilligers, naast nog veel meer betaalde krachten. Van beveiligers en ticketcontroleurs tot een heel leger van wandelende biertappers en vuilopruimers. Van infopunten en entertainmenthulp tot shuttlebussen en campings. Het lijkt een chaos, maar op de een of andere manier werkt het. En soms zie je niet eens wie er betaald wordt en wie vrijwilliger is – iedereen loopt door elkaar heen en samen vormt het een enorme, levende machine.

Als vrijwilligers staan we daar in kleine teams tussen. Je krijgt een taak, niet tot in detail omschreven, en voor je het weet komen er nieuwe taken op de dag bij. Het is dus geen strak Excel-plannetje dat je kunt volgen. Maar toch: het loopt. En dat fascineert me als projectmanager. Hoe kan het dat dit radartje in de grote F1-machine zo soepel blijft draaien?

Les 1: Geef ruimte en vertrouwen
Wat ik zag, is dat mensen zichzelf veel beter organiseren dan je vooraf denkt. Geef een kader en een richting, maar laat de invulling los. Vrijwilligers zoeken elkaar op, verdelen vanzelf de taken en zorgen er zelfs voor dat ook de minder populaire klusjes worden opgepakt. Binnen no-time ontstaat er een soort mini-team met eigen energie, dynamiek en humor. De vrijheid om zelf keuzes te maken geeft mensen niet alleen verantwoordelijkheid, maar ook plezier.

Les 2: Rolduidelijkheid boven hiërarchie
Dat er geen ingewikkelde hiërarchie nodig is, werd dit weekend ook duidelijk. Maar wél rolverdeling. Het geeft rust als je weet wie de coördinator is, wie eindverantwoordelijk is en wie je moet hebben voor die ene cruciale taak. Het voorkomt ruis, eindeloos overleggen of dubbel werk. En het mooie: zodra de sleutelfiguren hun rol serieus nemen, ontstaat er een flow. Mensen weten waar ze terecht kunnen en de hele organisatie voelt ineens overzichtelijker.

Les 3: Perfectie is niet nodig (en soms zelfs onhandig)
Een projectmanager wil vaak alles weten: wie doet wat, wat gaat er mis, waar moet ik bijsturen? Maar het weekend liet me zien dat dat niet altijd nodig is. Soms moet je accepteren dat er dingen fout gaan. Dat een vrijwilliger een andere oplossing kiest dan jij had bedacht. Of dat er fouten gemaakt worden die je zelf ook ooit hebt gemaakt. En dat is prima. Mensen zijn flexibeler dan je denkt, en vaak lossen ze het zelf creatief op. Verbied je fouten of eigen inbreng, dan blokkeer je een team. Geef je ruimte, dan blijft de motor draaien – misschien niet perfect, maar wél vooruit.

Ging alles goed? Natuurlijk niet
Het zou ongeloofwaardig zijn om te zeggen dat alles vlekkeloos verliep. Er waren momenten waarop dingen misgingen, taken niet helemaal lekker liepen of mensen elkaar verkeerd begrepen. Maar aan het eind van het weekend gingen de vrijwilligers moe maar met een grote glimlach naar huis. En ik ook. Want wat overheerst, is trots: op wat je samen als team hebt neergezet.

Wat ik meeneem als projectmanager

• Geef ruimte
• Geef verantwoordelijkheid
• Wees duidelijk in rollen
• Accepteer fouten

En misschien wel de belangrijkste les: je hoeft niet altijd strak te sturen om resultaten te behalen. Soms is het juist het loslaten dat de kracht van een team naar boven haalt.

Tot volgend jaar bij de Grand Prix in Zandvoort. En mocht je me tegenkomen bij de ingang: zwaai even. Ik ben óf druk bezig met stakeholder management… óf gewoon kaartjes aan het scannen.