Na een intensieve periode van werken merken we in de zomerperiode vaak dat er wat meer ruimte in onze agenda ontstaat. Je krijgt wat ruimte om zaken op te pakken die normaliter in de waan van de dag blijven liggen. MOJEO heeft de ideale top 10 aan activiteiten samengesteld die je zou kunnen oppakken als PMO’er in deze periode.

1. Nauwkeurig de werkprocessen doornemen en beoordelen of die nog kloppen met de praktijk.

Neem een stap terug en kijk in een helicopterview of alle processen/werkzaamheden die je als PMO’er uitvoert nog aansluiten met de behoeftes in de praktijk. Wellicht hebben bepaalde stakeholders maar behoefte aan een rapportage 1 keer in de maand in plaats van 1 keer per week. Wees kritisch!

2. Business Case doornemen van elk project en checken of deze nog actueel is.

Bekijk alle business cases van de projecten en check deze op actualiteit enof deze nog overeenkomen met de huidige werkzaamheden binnen het project.  Met name bij projecten die lang lopen, kan het voorkomen dat de omgeving (bv wetgeving,  gedrag van de consumenten) is veranderd en dat de business case niet meer interessant is. Dan wordt het tijd om voor te stellen het project te stoppen.

3. Database check op volledigheid en hygiëne.

Mocht je als PMO een database bezitten, dan is het goed om eens te controleren of alle “veldjes” zijn ingevuld en of die geen afwijkende waarde hebben. Bijvoorbeeld: draai eens een lijst uit van alle projecten met hun budget. Kijk na of er niet een vreemde waarde tussen zit, bijvoorbeeld 10. Een budget van 10 euro lijkt erg onwaarschijnlijk en zal geverifieerd moeten worden. Doe dit eens voor alle project data. Je zal vast één en ander tegenkomen!

4. Rapportages optimaliseren, nog mooier maken en eventueel automatiseren

Je kent het wel. Die excel rapportages waar je je dood aan ergert, omdat je nog steeds zaken handmatig moet invoeren. Kijk eens of je dit kan “automatiseren”.  Of dat je je ergert aan de indeling die niet logisch is. Nu heb je de kans om die rapportage eens goed aan te pakken.

5. Opzetten virtuele projectmanagement bibliotheek

Kennis is onmisbaar in een steeds veranderende wereld. Ga  op onderzoek uit of er in jouw bedrijf nog boeken liggen over project management of PMO of ander processen. Verzamel ze, label ze en maak een overzicht op SharePoint, zodat medewerkers die bij het PMO kunnen lenen. Wellicht kun je  budget aanvragen om een aantal nieuwe boeken aan te schaffen.

6. Uitzoeken of er nog interessante seminars of andere initiatieven zijn in het najaar voor het PMO of de projectmanagers

PMO en projectmanagement is een wereld op zich. Er gebeurt veel op dit gebied buiten de muren van je bedrijf. Zo worden door vakverenigingen symposiums of beurzen georganiseerd. Struin internet af of er interessante bijeenkomsten zijn die je als PMO kan aanbevelen bij je collega’s.

7. Het organiseren van een projectmanagement / PMO / projectmanagers “dag” met als doel het doornemen van de werkwijzen, processen, ideeën en wensen. Eventueel met sprekers.

Wordt het niet eens tijd dat je als PMO met je projectmanagers van gedachten gaat wisselen over de samenwerking, lopen de werkprocessen goed etc. Maak een interessante agenda en plan het op een mooie locatie. Nodig een gastspreker uit of vraag iemand uit het bedrijf om een presentatie te geven over een project. Je moet wel op tijd beginnen met organiseren, gezien agenda’s snel vol lopen!

8. Verkennen PPM software

Is het  interessant om  uit te zoeken of jouw organisatie  toe is aan projectmanagement software. Dan zouden  die excel rapportages naar zolder kunnen.  Neem de tijd om op internetonderzoek te doen naar verschillende PPM software.  Maak voor je zelf een lijst van specificaties/wensen op en gakijken wat er allemaal te krijgen is.

9. Een projectmanagement quiz opzetten en die laten maken op de PM/PMO dag (bv Kahoot).

Als je tijd over hebt, ga er dan voor zitten om een aantal quizvragen te verzinnen. Vragen over de bedrijfsprocessen of over de PMO theorie in het algemeen. De quiz kan je bijvoorbeeld gebruiken op de PMO/projectmanagement dag. Koppel er een mooie prijs aan vast en je hebt een leuk stuk entertainment.

10. Vakliteratuur lezen

Vakliteratuur kan van alles zijn. Blogs op internet, vakbladen die al op het werk liggen of boeken. Er zijn een aantal Nederlandse boeken verkrijgbaar over PMO. Kijk eens of die besteld mogen worden. Dan worden er wellicht weer nieuwe ideeën geboren.