TELEON – STRUCTUUR EN TRANSPARANTIE
IN EEN COMPLEX MDR-PROGRAMMA
Teleon is een internationale medical device organisatie die intra-oculaire lenzen ontwikkelt en produceert voor de gezondheidszorg. Het bedrijf opereert in een sterk gereguleerde omgeving en moet voldoen aan de Europese Medical Device Regulation (MDR). Binnen de organisatie werken circa 150 medewerkers in de productie en R&D omgeving, aangevuld met internationale sales, marketing en distributie locaties. Teleon heeft meer dan 30 jaar ervaring in de sector en bevindt zich in een fase van verdere professionalisering. De afdeling Regulatory & Clinical Affairs speelt hierin een cruciale rol: zonder de juiste regelgevende certificering kunnen producten niet op de markt worden gebracht.
De uitdaging
Op het moment dat Teleon MOJEO inschakelde, bevond het bedrijf zich midden in de overgang naar de nieuwe Medical Device Regulation (MDR). De formele inzending bij de certificerende instantie was afgerond, maar de organisatie stond voor een complexe nieuwe fase:
- het beantwoorden van vragen gesteld door de certificerende instantie
- het coördineren van meerdere interne werkstromen zodat aan juridische vereisten voldaan werd
- het bewaken van voortgang en risico’s
het creëren van overzicht in een organisatie breed traject
Hoewel activiteiten al liepen, ontbrak het aan transparantie en een duidelijke structuur om het programma te sturen. De risico’s waren wel aanwezig, maar nog onvoldoende zichtbaar om effectief op te kunnen sturen.
Zoals Christina Jakob, Director Regulatory & Clinical Affairs bij Teleon het zelf omschrijft:
“We wisten dat de risico’s ergens aanwezig waren, maar we hadden nog niet het inzicht om er echt op te kunnen sturen of ze goed te managen.”
De aanpak
MOJEO consultant Rob Heier werd ingezet als programmamanager om het MDR-traject te structureren en bestuurbaar te maken. Samen met het management werd het traject ingericht als een programma met zes sub-tracks, waarin alle relevante onderwerpen en activiteiten werden ondergebracht. De aanpak bestond onder andere uit:
- het structureren van het programma en definiëren van sub-tracks
- het inrichten van governance, inclusief stuurgroepen
- het vertalen van inhoudelijke onderwerpen naar concrete projecttaken
- het ondersteunen van subject matter experts bij planning en scope
het creëren van transparantie in voortgang, risico’s en afhankelijkheden
Daarnaast speelde Rob een belangrijke rol in het meenemen van de organisatie in projectmatig werken. Voor veel medewerkers was het werken met een PMO en projectstructuur nieuw. Door actief samen te werken met teams en experts wist hij de meerwaarde zichtbaar te maken.
“Mensen waren in het begin bang dat projectmanagement vooral extra administratie zou betekenen. Rob liet zien hoe het juist kan helpen.”
Resultaat
De inzet van MOJEO leidde tot een duidelijke professionaliseringsslag binnen het MDR-programma.
Belangrijke resultaten waren onder andere:
- volledig inzicht in voortgang en risico’s binnen het programma
- duidelijke structuur en governance voor besluitvorming
- betere prioritering en resource-afstemming tussen projecten
sterkere samenwerking tussen verschillende teams en disciplines
Een belangrijk moment was toen duidelijk werd dat meerdere projecten afhankelijk waren van elkaar. Rob nam hierin het initiatief om samen met andere projectmanagers te werken aan resource-planning en prioriteiten over projecten heen. Volgens Christina was zijn rol daarbij cruciaal: “Hij zocht proactief de samenwerking met andere projectmanagers en begon met het vormgeven van resourceverdeling over projecten heen. Zonder dat hadden we het programma niet succesvol kunnen uitvoeren.”
“Betrouwbaarheid, transparantie, vriendelijkheid en resultaatgerichtheid – dat zijn eigenschappen die hem tot een zeer succesvolle projectmanager maken.”
De samenwerking
Hoewel MOJEO relatief beperkt contact had met Teleon buiten de projectcontext, werd de samenwerking als professioneel en flexibel ervaren. Vooral de flexibiliteit rondom de verlenging van de opdracht werd gewaardeerd. Daarnaast werd Rob gezien als een volwaardig teamlid, niet als een externe consultant.
“Je had nooit het gevoel dat dit slechts een tijdelijke opdracht was. Hij pakte het op alsof het zijn eigen project was en alsof hij onderdeel van het team was.”
Waarom MOJEO
Volgens Christina ligt de kracht van Rob vooral in zijn vermogen om mensen te verbinden en complexe trajecten bestuurbaar te maken.
“Bij projecten waar gedrag, mindset en samenwerking een rol spelen, is Rob van enorme waarde. Hij brengt mensen samen en creëert teamgevoel.”
Strategisch Portfolio Management
Een goed ingericht PMO is je cockpit. Eén bron van waarheid en overzicht. Zodat keuzes niet meer gebaseerd zijn op gevoel, maar op feiten. Lees hoe strategisch portfolio management en een sterk PMO samen zorgen voor focus, rust en resultaat.
