Het managen van een project tijdens een turbulente periode bij een wereldwijde speler in de automotive

De situatie bij de opdrachtgever

Bij de opdrachtgever liep een belangrijk project dat door strakke contractverplichtingen een harde deadline had. Er moest een leverancierswissel plaatsvinden zodat klanten van de opdrachtgever in 46 landen de hoogstaande pechhulp en wegenwachtdiensten konden blijven ontvangen. Het project liep al wat langer en inmiddels stonden alle seinen op rood. Er was te weinig overzicht en sturing waardoor er, zowel bij de leverancier als in de interne organisatie, veel onduidelijkheid heerste.

Ondanks dat het project een voorbereidingstijd van 2 jaar had, bleek het niet vanzelfsprekend dat de deadline gehaald zou worden. Circa 4 maanden voor de deadline kreeg een interne projectmanager de taak om het project naast zijn lopende werkzaamheden te managen. Hij zag in dat dit project onmiddellijk fulltime aandacht van een professionele projectmanager nodig had.

‘’Er moest een leverancierswissel plaatsvinden zodat klanten van de opdrachtgever in 46 landen de hoogstaande pechhulp en wegenwachtdiensten konden blijven ontvangen‘’

De oplossing vanuit MOJEO

Door snel te schakelen met MOJEO kon er in een mum van tijd een projectmanager op het project gezet worden. Jeroen van Doremalen is namens MOJEO aan de slag gegaan om de bedrijfkritische doelen met de beoogde kwaliteit binnen tijd en budget op te leveren.

Hij is gestart met focus aanbrengen op communicatie en zo helderheid voor alle partijen te creëren, zodat alle neuzen dezelfde kant op zouden gaan staan. Binnen een paar weken was het project enigszins weer op de rit, met duidelijke doelen en nog duidelijkere acties.

Vervolgens is er, een maand voor de ‘go-live’, een helder plan gepresenteerd aan nieuw opgericht Steering Committee. In dit Steering Committee namen zowel de directie van de leverancier als van de opdrachtgever zitting. De boodschap tijdens deze Steering Committee was positief: ‘’Als alles meezit en we hebben prioriteit om iedereen te mobiliseren, dan lukt het ons om binnen de deadline op te leveren!” Zo hoefde de opdrachtgever niet terug te vallen op het enige- en kostbare- alternatief: het verlengen van het contract met de bestaande leverancier. Zogezegd, zo gedaan en met veel waardering voor het projectwerk (van rood in januari tot lichtgroen begin maart) werd in deze meeting een formele ‘go’ gegeven! Na het overschrijden van de ‘point of no return’ grens was er geen enkele weg meer terug.

Een dag later begonnen de eerste Corona nieuwtjes door te sijpelen, werden de eerste hygiëne maatregelen afgekondigd en werd een week daarna de situatie tot pandemie verklaard. Twee weken voor de geplande launch gingen Nederland en alle 46 landen die aan het project deelnamen in meer of mindere mate in lockdown. Alle projecten werden direct on hold gezet en alleen de 30 aangewezen projectmedewerkers van dit kritische project mochten doorgaan.

‘’Met uiterste krachtinspanningen, weekend-, avond- en nachtwerk, maar bovenal door veel persoonlijke onverzettelijkheid bij alle projectleden, is het gelukt om een succesvolle ‘go-live’ te begeleiden‘’

Dit had natuurlijk een zeer grote impact op de werkzaamheden binnen het project. ‘Hoe om te gaan met een pandemie die de voortgang van je project kan belemmeren’ zul je niet vaak zien in de theoretisch leerboeken. In de eerste dagen waren er veel VPN-issues, onbereikbaarheid van mensen zonder zakelijke telefoon en daarmee een gebrek aan onderlinge afstemming.

Tien dagen voor de ‘go-live’ was de nieuwe situatie onder controle en werden het, samen met het projectteam, lange dagen tot aan de deadline van 1 april. Met uiterste krachtinspanningen, weekend-, avond- en nachtwerk, maar bovenal door veel persoonlijke onverzettelijkheid bij alle projectleden, is het gelukt om een succesvolle ‘go-live’ te begeleiden.

De toegevoegde MOJO

In een complex traject dat al met argusogen gevolgd werd en daarna ook nog eens werd overschaduwd door de Corona impact, heeft Jeroen met het projectteam tegen alle verwachtingen in het project succesvol opgeleverd.

Stakeholders van het project hadden door alle eerder tegenslagen wellicht de hoop al opgegeven, maar het ultieme bewijs dat inzet loont kwam in de laatste Steering Committee na de launch. De directies van de betrokken partijen hebben hier hun oprechte waardering uitgesproken voor de buitengewone werkzaamheden die MOJEO heeft uitgevoerd. ‘’Het applaus van alle directieleden in deze virtuele setting zei meer dan duizend woorden’’