Uit een onderzoek blijkt dat 86% van de respondenten die een projectmanagement office gebruiken verklaarde dat het PMO leidt tot meer succesvolle projecten. Een ander onderzoek toont aan dat naarmate het vermogen van een PMO verbetert, de prestaties van de organisatie toenemen. And the list goes on… Maar ‘meten is weten’, dus is het meten van de effectiviteit van een PMO heel belangrijk bij het opzetten, implementeren en bemannen van een projectmanagement office. Je kan dit bewerkstelligen door middel van het inzetten van PMO KPI’s.
Er is ondertussen veel gezegd en geschreven over de potentiële meerwaarde van een PMO in een organisatie. En toch worden bijna de helft van de PMO’s uiteindelijk ontbonden. De vraag is of dit het resultaat is van een bewezen slecht functionerend PMO of door een gebrek aan meetbare succesfactoren?
Analyseer je PMO!
We mogen er tegenwoordig van uitgaan dat het PMO een evenwaardig onderdeel van de organisatie is geworden, waarbij het logischerwijs dan ook onder een vergrootglas wordt gehouden om de échte toegevoegde waarde te kennen. Dat er een einde mag komen aan het slechts subjectief beoordelen van een PMO is daarom vanzelfsprekend een understatement.
Kan het PMO van zichzelf leren?
Uiteraard kunnen PMO’s hun kennis en kunde in de eerste plaats toepassen op zichzelf. Door het analyseren met behulp van meetgegevens komen leerpunten naar boven waar ze zelf meteen op kunnen acteren om te verbeteren. Zo kan het PMO bijvoorbeeld inzichtelijk maken dat de resources van een organisatie op dit moment nog steeds niet perfect in kaart worden gebracht. PMO’ers kunnen hier op acteren en inzichtelijk maken waar de problematiek zit. Anderzijds krijg je ook bevestiging voor de zaken die al wel goed verlopen, dit zorgt voor rust en draagvlak voor het PMO.
Veelvoorkomende KPI’s van een PMO
Of een PMO het heft nu zelf in eigen handen neemt, of een externe consultant de analyse op zich neemt; een set van KPI’s die kunnen helpen om de prestaties van een PMO te meten zijn altijd bruikbaar.
1. Verbeterde projectvoltooiing
Het PMO is de ogen en oren van de projectorganisatie voor zowel de projectleider, de stuurgroep, de opdrachtgever als het MT. Al deze stakeholders moeten er vanuit kunnen gaan dat ze met de informatie die men van het PMO heeft verkregen de juiste beslissingen kunnen nemen.
Voorbeelden van KPI’s voor een verbeterde projectvoltooiing zijn:
- Verhouding tussen succesvol afgeronde projecten en alle projecten in de portefeuille (per periode);
- Verhouding tussen succesvolle, strategisch belangrijke projecten en alle strategisch belangrijke projecten in de portefeuille (per periode)
- Verhouding tussen succesvol afgeronde, strategisch belangrijke projecten en alle projecten in portefeuille (per periode)
2. Snellere time-to-market
Het kennisgebied van het PMO helpt bij het begrijpen van de projectactiviteiten en hun sequenties en het vervolgens correct plannen.
Voorbeelden van PMO KPI’s voor een snellere time-to-market zijn:
- De tijd die is verstreken tussen de conceptie van het project en de start van het project in vergelijking met voorgaande jaren
- De tijd die is verstreken tussen de conceptie van het project en de voltooiing van het project in vergelijking met voorgaande jaren
- Percentage projecten dat dezelfde voortgang heeft over X rapportageperiodes
3. Beter projectmanagement
Een groot voordeel voor de projectleider en programmamanager is dat de diensten en rapportages uniform zijn en het kwaliteitsstempel van de organisatie dragen. Hun ‘enige’ taak is vervolgens om met behulp van deze diensten en rapportages het project de juiste stuurmaatregelen te geven.
Voorbeelden van PMO KPI’s voor beter project management zijn:
- Verstreken tijd tussen het optreden van afwijkingen, risico’s, conflicten en / of corrigerende maatregelen
- Percentage actieve projecten zonder het sluiten van een contract of het plaatsen van een bestelling
- Percentage projectstatusrapporten ouder dan X dagen
- Relatie van projecten met volledige documentatie ten opzichte van projecten zonder documentatie
4. Beter resourcemanagement
Het PMO ontwikkelt processen, methodologieën en best practices voor het toewijzen van middelen.
Voorbeelden van KPI’s voor een beter resourcemanagement zijn:
- Relatie van interne projectleiders / specialisten met extern geworven projectleiders / specialisten
- Aantal medewerkers dat tegelijkertijd aan meerdere projecten is toegewezen
- Aantal projecten met resourceconflicten vergeleken met voorgaande jaren
5. Betere stakeholder tevredenheid
Door zich te concentreren op wat het verschil maakt voor de organisatie en waarvan kan worden gezien dat het waarde toevoegt, kunnen PMO-leiders betrokkenheid opbouwen en steun krijgen.
Voorbeelden van KPI’s voor een betere stakeholder tevredenheid zijn:
- Gemiddelde klanttevredenheid in vergelijking met voorgaande jaren
- Gemiddelde tevredenheid van projectmedewerkers in vergelijking met voorgaande jaren
6. Geoptimaliseerde financiën
Het PMO creëert gestandaardiseerde projectmanagementprocessen die de organisatie helpt de projectdoelstellingen te behalen. De medewerkers monitoren en rapporteren over de voortgang van elk project, zodat elk project zijn deadline haalt en binnen het budget blijft.
Voorbeelden van KPI’s voor geoptimaliseerde financiën zijn:
- Analyse van de jaarlijkse ROI van alle projecten gecoördineerd door het PMO
- Percentage projecten onder het afgesproken budget (vergeleken met voorgaande jaren)
7. Verbeterde voorspellingen
Het PMO kan op basis van data van de voorgaande projecten een goed beeld geven over het verloop van toekomstige projecten. Hier kunnen projectmanagers de route van het project op aanpassen en waar nodig tussentijds bijsturen.
Voorbeelden van KPI’s voor verbeterde voorspellingen zijn:
- Verhouding tussen geschatte projectkosten en werkelijke kosten
- Verhouding tussen geschatte projectduur en werkelijke duur
MOJEO & PMO
Hebben we je op weg kunnen helpen met de bovenstaande PMO KPI’s? Binnen MOJEO geloven wij dat je met een goed ingericht en functionerend PMO hét verschil kunt maken binnen jullie projectorganisatie. Van het opzetten van een PMO tot aan de bemanning of het afnemen van een PMO Maturity Scan: we kunnen je op verschillende fronten ondersteunen. Lees hierover alles op onze PMO pagina of wordt lid van de PMO community op LinkedIn.
