Opzetten & professionaliseren van het Projectenbureau bij Sevagram
Sevagram is een ouderenzorgorganisatie in Zuid-Limburg met zorgcentra in Maastricht, het Heuvelland en Heerlen. Vanuit de wens om meer structuur, overzicht en sturing te krijgen op de vele projecten binnen de organisatie, heeft Sevagram besloten een centraal Projectenbureau op te zetten. Dit bureau moest niet alleen de basis leggen voor projectmatig werken, maar ook zorgen voor duurzame borging binnen de organisatie. Miraida Weldam, werd door Sevagram aangetrokken als coördinator Projectenbureau.
De situatie bij de opdrachtgever
Miraida Weldam: “Binnen Sevagram liepen talloze initiatieven en projecten verspreid over verschillende afdelingen. Er ontbrak een centraal overzicht en een duidelijke structuur om deze projecten te coördineren. Eigenlijk was er weinig overzicht. Het doel was om een duurzaam projectenbureau neer te zetten dat niet alleen structuur brengt, maar ook blijvend bijdraagt aan de kwaliteit en strategische koers van Sevagram. Het bureau is gepositioneerd binnen het cluster Kwaliteit en Strategie. De eerste stap was het in kaart brengen van de lopende initiatieven. Ik maakte een inventarisatie. Van de meer dan 600 inspanningen bleken uiteindelijk circa 150 projecten over te blijven die daadwerkelijk projectmatig konden worden opgepakt en geregistreerd via het Projectenbureau.”
De oplossing vanuit MOJEO
Miraida vervolgt: “Hieruit blijkt voor welke enorme klus wij als organisatie en Projectenburaeu stonden. Wij kozen er dan ook voor MOJEO in te schakelen vanwege haar expertise in het opzetten van Project Management Offices en projectenbureaus binnen de zorgsector. Ik had veel ideeën en een sterke visie, maar zocht hulp bij het samen vertalen daarvan naar een werkbare, gestructureerde aanpak.”
Bij Sevagram ondersteunde MOJEO bij het inrichten en implementeren van het Projectenbureau. In dat stuk heeft MOJEO als sparringpartner geholpen bij het vertalen van plannen naar iets concreets en realiseerbaars binnen de organisatie.
MOJEO zorgde samen met Sevagram voor een aanzet tot:
- het opstellen van standaard templates en formats voor projectaanvragen en voortgangsrapportages;
- het introduceren van een duidelijke structuur en werkwijze voor projectregistratie en opvolging;
- een pragmatische roadmap waarmee de projectenorganisatie stap voor stap kon worden opgebouwd.
De samenwerking werd gekenmerkt door korte lijnen, open communicatie en een praktische aanpak.
“Het was niet moeilijk of afstandelijk, maar juist heel toegankelijk. Geen ingewikkelde structuren, gewoon aanpakken en samen doen”, aldus Miraida.
Het resultaat
Miraida: “Door de samenwerking met MOJEO is een stevig fundament gelegd voor het Projectenbureau van Sevagram. We beschikken nu over een heldere structuur, uniforme templates en een overzicht van alle lopende projecten. De bewustwording en betrokkenheid van medewerkers groeiden merkbaar. Zodra je ziet dat mensen de templates gebruiken en de structuur omarmen, merk je meteen dat de resultaten volgen.”
Daarnaast werd expliciet aandacht besteed aan change management, zodat het Projectenbureau duurzaam is ingebed in de organisatie. Met de komst van een vaste medewerker naast Miraida kan Sevagram de volgende stap zetten: het verder uitbouwen van het bureau als strategische partner voor de Raad van Bestuur.
De toegevoegde waarde van MOJEO
MOJEO onderscheidt zich door een menselijke benadering en de combinatie van structuur en flexibiliteit:
- Pragmatische, hands-on werkwijze
- Duidelijke communicatie
- Oprechte betrokkenheid
- Vermogen om theorie om te zetten in praktische resultaten
Toekomstperspectief
Miraida: “Het Projectenbureau van Sevagram heeft met ondersteuning van MOJEO een sterke basis gelegd. De komende periode richt de organisatie zich op verdere adoptie, borging en versterking van de strategische rol van het bureau.”
Over MOJEO
MOJEO helpt organisaties structuur en overzicht te brengen in hun projecten en portfolio’s. Met een persoonlijke aanpak, duidelijke methodiek en betrokken professionals zorgt MOJEO voor duurzame resultaten, omdat ieder project een gouden randje verdient!
Strategisch Portfolio Management
Een goed ingericht PMO is je cockpit. Eén bron van waarheid en overzicht. Zodat keuzes niet meer gebaseerd zijn op gevoel, maar op feiten. Lees hoe strategisch portfolio management en een sterk PMO samen zorgen voor focus, rust en resultaat.
