Opzetten van een PMO bij waterschap limburg

De situatie bij de opdrachtgever

Waterschap Peel en Maasvallei uit Venlo en Waterschap Roer en Overmaas uit Sittard werden per 1 januari 2017 samen Waterschap Limburg. ‘’Met de fusie ontstond één provincie breed waterschap.’’ Begint Peter Notten, programmamanager bij het Waterschap.

‘’Naast het ‘open houden van de winkels’ diende er ook gewerkt te worden aan een complete integratie van alle primaire en ondersteunende processen en diensten.’’ Hierbij was het belangrijk dat de systemen en informatievoorzieningen goed op elkaar afgestemd waren. Deze zaken moesten gewoon werken op 2 januari 2017.

‘’Hiertoe is een Tijdelijke Werkorganisatie Informatievoorziening (TWI) in het leven geroepen die de integratie op het gebied van geografische en documentaire informatie en ICT voor zijn rekening neemt. 35 professionals diende, binnen anderhalf jaar tijd, dit aan de hand van een vijftigtal kleinere en grotere projecten voor elkaar te krijgen.’’

‘’Met de fusie ontstond één provinciebreed Waterschap. 35 professionals dienden, binnen anderhalf jaar tijd, dit aan de hand van een vijftigtal kleinere en grotere projecten voor elkaar te krijgen.‘’

De oplossing vanuit MOJEO

De programmamanager van de TWI heeft MOJEO benaderd met het verzoek om hem te ontzorgen, aan de hand van het opzetten van een PMO (Project Management Office). Aan de hand van een praktische workshop zijn alle projectleiders betrokken bij de mogelijkheden van de PMO en op deze manier is er draagvlak ontstaan.

‘’MOJEO heeft advies gegeven in het kiezen van de bouwblokken van het PMO.’’ Licht Peter Notten toe. ‘’Gezien de krappe tijd is er voor gekozen om de aandacht vooral uit te laten gaan naar het starten en sluiten van de projecten, de financiële- en voortgangsbewaking en het leveren van overzichtelijke en heldere voortgangsrapportages.‘’

MOJEO is gestart met het vaststellen van de baseline en het identificeren van de risico’s, issues en bottlenecks. ‘’Aansluitend is er een PMO-roadmap ontworpen, waarbij de focus lag op het standaardiseren van de projectaanpak, het in kaart brengen van de financiële organisatie, een geïntegreerde planning op te zetten en de wijze van rapporteren binnen het programma te standaardiseren.’’

De opgeleverde producten zijn helder en de opdrachtgevers hebben een prima inzicht in de vorderingen.’’

‘’Als programmamanager ben ik erg tevreden over de opzet van het PMO en de werkwijze van MOJEO. De opgeleverde producten zijn helder en de opdrachtgevers hebben een prima inzicht in de vorderingen.‘’

De toegevoegde MOJO

Peter Notten geeft aan dat de oplossing van MOJEO een duidelijke toegevoegde waarde voor de organisatie heeft opgeleverd. ‘’Door de oplossing die MOJEO heeft ontworpen en geïmplementeerd heeft de Tijdelijke Werkorganisatie Informatievoorziening (TWI) van Waterschap Limburg nu up-to-date inzicht in de voortgang over alle projecten heen, waardoor risico’s snel geïdentificeerd kunnen worden, er snel bijgestuurd kan worden en de projectorganisatie ontlast wordt in hun dagelijkse werkzaamheden.’’

Ook de natuurlijke implementatie van het personeel van MOJEO valt Peter Notten op. ‘’Ze staan dicht bij de klant en proberen zo snel mogelijk de taal en het DNA van de klant te spreken en te begrijpen.’’