Opzetten & bemannen van een PMO bij de gemeente kerkrade

De situatie bij de opdrachtgever

Sinds een aantal jaren werkt de Gemeente Kerkrade aan plannen voor het Center Court Kerkrade, tegenwoordig Vie, om de bewoners van Kerkrade en de omgeving een impuls te geven op het gebied van gezondheid en vitaliteit. Het project behelst naast tal van programma’s, deelprojecten en initiatieven op het gebied van vitaliteit ook de bouw van een groot sportcomplex, zwembad en een kenniscentrum voor gezondheid en vitaliteit op het 40.000 vierkante meter tellende ziekenhuisterrein midden in Kerkrade.

Met een budget van vele tientallen miljoenen is dit één van de grootste initiatieven in de zuidelijke regio. Het aantal mensen dat (in)direct bijdraagt gedurende de looptijd van het programma zal toenemen van enkele tientallen naar enkele honderden.

De veelomvattendheid, diversiteit en complexiteit van alle werkzaamheden dienen van een professionele vinger aan de pols te worden voorzien, en aldus ontstond in het voorjaar van 2020 de behoefte bij de Gemeente Kerkrade aan een vorm van rapportage.

‘’Het project behelst naast tal van programma’s, deelprojecten en initiatieven op het gebied van vitaliteit ook de bouw van een groot sportcomplex, zwembad en een kenniscentrum voor gezondheid en vitaliteit op het 40.000 vierkante meter tellende ziekenhuisterrein midden in Kerkrade. De veelomvattendheid, diversiteit en complexiteit van alle werkzaamheden dienen van een professionele vinger aan de pols te worden voorzien.‘’

De oplossing vanuit MOJEO

Bij deze initiële klantvraag, een rapportage om voortgang te kunnen monitoren, zag MOJEO snel in dat dit niet de oplossing voor het probleem zal zijn. Daarentegen leidt het opzetten, inrichten en bemensen van een PMO met alle kenmerken die daarbij horen, tot een meer concrete beantwoording van de daadwerkelijke vraag: hoe houden we de controle over dit programma? Een PMO is immers een organisatie-eenheid die condities creëert en bijdragen levert aan een succesvolle uitvoering en realisatie van het programma.

Het biedt op veel meer terreinen overzicht, niet alleen door monitoring via rapportages. Ook het ordenen van projectdocumentatie, deze ter beschikking stellen bij de juiste doelgroepen, het aanbrengen van structuur voor verschillende overleggen en het vastleggen hiervan leveren belangrijke controlemomenten.

Jeroen van Doremalen, Senior Projectmanager bij MOJEO, is in juni 2020 gestart bij de opdrachtgever om samen met de interne PMO’er, Daisy Broeders, een Programma Management Office op te zetten. Jeroen is eerst in gesprek gegaan met de stakeholders en belanghebbenden binnen de projectorganisatie, waardoor duidelijk werd waar de behoefte ligt. Naar aanleiding van deze inventarisatie is hij met een voorstel gekomen hoe een PMO de verschillende behoeftes voor het programma kon invullen.

Met een soepele overgang van het goedgekeurde voorstel naar verdere implementatie, heeft Inge Crijnen, Project Management Officer bij MOJEO, geleidelijk de bemensing van het PMO vormgegeven. Hiermee werd nog meer houvast geboden om de bouwblokken in de toekomst goed uit te kunnen voeren. Daarnaast heeft Inge ook meegeholpen bij de standaardisatie van de taken die binnen het PMO vallen zoals het maken van agenda-templates, actie- en besluitenlijst, programma tijdlijn, rapportagetool en een handboek waarin alle informatie van het programma duidelijk is geformuleerd (programmabenaming, opslag van projectdocumentatie, programmastructuur en communicatiestructuur). Jeroen heeft als projectmanager de lijnen uitgezet en Inge heeft die als PMO’er samen met Daisy verder van de inhoud voorzien. Hierdoor zijn de bouwblokken Planning, Stakeholder Management & Communicatie, Finance en Rapportages binnen tijd en budget geïmplementeerd.

‘’Jeroen heeft als projectmanager de lijnen uitgezet en Inge heeft die als PMO’er samen met Daisy verder van de inhoud voorzien‘’

Naar aanleiding van de implementatie en bemanning van het PMO wordt er efficiënter vergaderd, is er meer duidelijkheid en structuur in het programma, geeft de rapportage-tool en het dashboard het kernteam meer inzicht en de mogelijkheid om het project beter te kunnen sturen en bewaken. Bovendien bespaart het Daisy, door de efficiëntie met betrekking tot de vergaderingen, heel veel tijd bij het uitwerken van verslagen.

Daarnaast zijn er door MOJEO ook zaken rondom de programma-inrichting aangestipt en verbeterd; zo is de plaats van het PMO veel prominenter geworden en komt er een stevig mandaat. Hiermee wordt het ook duidelijk dat het PMO een centrale plek in het programma inneemt.

De toegevoegde MOJO

Raph Stijns, projectdirecteur, kijkt terug op een prettige samenwerking met beide medewerkers van MOJEO: “Jeroen en Inge hebben ons vanuit hun beider rol ontzettend geholpen op een respectvolle, integere, deskundige en boven alles vriendelijk wijze. Jeroen ontpopte zich op grond van zijn ervaring als senior projectmanager al snel tot een soort klankbord voor mij als projectdirecteur in zaken die het managen van processen binnen de context van een complex project aangaan. Inge wist op haar beurt bijzonder snel te schakelen als het ging om het inzichtelijk maken van moeilijke(re) materie en hoe deze vervolgens op een vrij eenvoudige wijze in een dashboard achtige omgeving over het voetlicht kon worden gebracht. In een politiek bestuurlijke omgeving waren beider inzichten verfrissend en van waarde.’’

Op de vraag of Raph in de toekomst MOJEO opnieuw zou inhuren reageert Raph uitgesproken: ‘’Ja, ik zou MOJEO zeker opnieuw inhuren mocht zich daartoe de situatie, noodzaak of gelegenheid toe lenen’’