Opzetten en bemannen van een PMO in de praktijk

Rick en Stan lichten in dit artikel de stappen toe die gemaakt worden bij het opzetten en bemannen van een PMO. Zo vertellen ze bijvoorbeeld wat een PMO allemaal behelst en hoe deze het effectiefst opgezet kan worden. Laat je meenemen in de wereld van het PMO!

Je mag namens MOJEO een PMO opzetten bij een klant, wat is je stappenplan?

Rick: Het begint altijd met het interviewen van de bepalende stakeholders. De personen die daadwerkelijk de vraag hebben neergelegd bij MOJEO. Stan: Daar sluit ik me helemaal bij aan, vervolgens komt de inventarisatiefase aan bod door het gesprek aan te gaan met de projectmanagers en overige stakeholders binnen de organisatie. Er zweeft namelijk altijd veel informatie rond, die wil je op een gestructureerde manier meenemen in deze fase.

Op basis van die inventarisatie ga je kijken wat ze daadwerkelijk nodig hebben. Dit vertaal je naar een plan; je gaat het hele project eigenlijk in bouwblokken opbreken. We gebruiken bij MOJEO PMO bouwblokken, dit zijn feitelijk allemaal onderdelen die ten grondslag liggen aan een goed functionerend PMO.

Afgaande op de behoefte bij de opdrachtgever kiezen we, uiteraard in afstemming, een aantal bouwblokken waarmee we gaan starten. Zo kan een bedrijf bijvoorbeeld geen goed zicht hebben op welke projectmedewerker op welk project actief is. Hier kan MOJEO het bouwblok ‘Resource Management’ op inrichten. Het kan ook voorkomen dat projecten gewoon maar starten zonder dat de scope helder is. Dit kan het bouwblok

‘Project Starten & Afsluiten’ oplossen. Een opdrachtgever kan ook merken dat de rapportering van projecten richting het management niet consistent is, MOJEO regelt daar dan het bouwblok ‘Rapporteren’ op in.

Stan: Op basis van de inventarisatiefase kom je eigenlijk met een advies:

“De volgende bouwblokken zou ik in deze volgorde uitwerken. Ik wil in dit project eerst aandacht hebben voor bouwblok 1, omdat ik dit merk aan jullie behoefte. Via deze 3 stappen wil ik bouwblok 1 invullen, de deadline hiervan ligt op 16 juni.” Rick: Je pakt elk bouwblok telkens op als ‘project’, je beschrijft de tijdsplanning, requirements en deliverables.

Rick: Het is niet altijd zo dat je meteen het belangrijkste bouwblok als eerste pakt. Het kan ook zijn dat je eerst de ‘Low hanging fruits’ identificeert zodat je aan de organisatie je slagvaardigheid kan laten zien. Dan is de toegevoegde waarde meteen zichtbaar. Stan: Dan hebben we alles uit de inventarisatie fase wel benoemd denk ik, zo beginnen wij dus met het bouwen van ons PMO met een gouden randje.

Wat valt allemaal onder het dagelijkse beheer van een PMO?

Rick: Dat is uiteraard afhankelijk van welke bouwblokken in het PMO belegd zijn. Over het algemeen ben je continu bezig om de voortgang van de verschillende projecten te tracken en hierop, indien nodig, actie te ondernemen. Daarnaast maak je op dagelijkse basis rapportages voor diverse personen binnen de organisatie.

Stan: 60-80% is lijnwerk, op een gegeven moment weet je gewoon wanneer, aan wie en hoe je informatie distribueert. En dan heb je tussen de 20-40% van de tijd nog nodig om het PMO zelf verder te optimaliseren. We blijven niet op de eerste opleverversie van een PMO zitten, we blijven het PMO continu ontwikkelen zodat deze sterk staat en blijft staan in de organisatie. Rick: Precies, dit doen we door bijvoorbeeld opnieuw interviews af te nemen en deze feedback vervolgens te verwerken.

Duidelijk. Waar zit concreet de meerwaarde van een PMO voor de klant?

Hoe proberen jullie het opzetten en bemannen van een PMO van een gouden randje te voorzien?

Rick: Er is een brede kennis wat betreft PMO aanwezig binnen het team van MOJEO. Sharepoint, Jira of welke tool dan ook; er is altijd wel iemand binnen MOJEO die daar iets van af weet. Er staat dus een heel team achter. Stan: Daarnaast denk ik dat het in ons voordeel werkt dat we een bedrijf zijn dat zich al langere tijd op het opzetten van PMO’s richt en daar echt een expertise in heeft opgebouwd. Rick: We hebben veel ervaring bij verschillende type organisaties, van overheidsinstanties tot commerciële bedrijven.

Stan: Ik vind onze aanpak daarin ook echt sterk, met de PMO bouwblokken, we kunnen heel erg custommade oplossingen bij een organisatie aandragen. We hebben geen standaard partners, we werken met software die het beste werkt voor de desbetreffende opdrachtgever, volledig tailormade dus. Rick: Klopt, daarbij komt ook nog eens het feit dat we die bouwblokken ook allemaal als aparte projecten afronden, dit geeft heel duidelijk aan waar we mee bezig zijn en welk tijdspad we volgen.