Een goed begin is het halve werk, bezint eer gij begint, think before you act, bereid je goed voor.  Allemaal uitdrukkingen die aangeven dat we ons goed moeten voorbereiden. En dat is geen verrassing, dat weten we al heel lang. De bekende open deur. Start een project met een goede project kick-off.

Het belang van de start van een project

Waarom slaan we,  als het om projecten gaat, een goede voorbereiding vaak over? Projecten worden gestart, managers krijgen hun opdracht en teams worden samengesteld. En dan beginnen we gewoon. De projectmanager begint aan zijn projectplan, stemt doelen af, maakt een planning en regelt het budget. Het team begint met de requirements of de inrichting van een backlog en stemt schattingen en activiteiten af met de manager. Al met al een voortvarende start van het project.

Hoe het project verder ook loopt en wat de uiteindelijke resultaten ook zullen zijn, als we aan het einde terugkijken dan zal er bijna nooit een verbeterpunt genoemd worden dat iets zegt over de start. Misschien was de start wel heel onduidelijk of wisten we niet goed wat het doel was.

Meestal zeggen projectmanagers dat die onduidelijkheid gedurende het project er in lijkt te sluipen. Maar wat als de oorzaak van deze onduidelijkheid nu aan de start van het project ligt? Elk project is uniek, de aanpak is specifiek, de teamsamenstelling wisselt en de uitgangspunten zijn altijd weer anders. Als we dit beseffen aan het begin van een project dan kunnen we hier ook direct aandacht aan besteden: start elk project met een project kick-off!

Wat is een project kick-off?

Een project kick-off is niet een eenzijdige presentatie van de voorlopige projectplannen, de planning en het doel. Het is ook niet het moment voor de directie om te vertellen hoe belangrijk het project is. De project kick-off moet een actieve sessie zijn waarin kennis en inzichten gedeeld worden, waar teamleden elkaar beter leren kennen en waar de basis neergezet wordt voor een succesvolle samenwerking. En die samenwerking zal uiteindelijk weer leiden tot een succesvol project. Regels, richtlijnen, doelen en budget is nodig, maar de mensen in een team zorgen voor het echte succes.

Hoe kom je in 5 stappen naar een succesvolle kick-off?

1. Zorg voor een sociaal veilige omgeving
2. Zorg voor interactie
3. Bereid de kick-off goed voor
4. Focus op de belangrijke zaken niet op alle details
5. Vier het commitment

1. Zorg voor een sociaal veilige omgeving

Tijdens een goede project kick-off wil je afstemming, kritische feedback, goede ideeën en vooral interactie. Dit kan alleen gebeuren in een sociaal veilige omgeving. Ieder teamlid moet ruimte krijgen om zijn/haar inbreng te hebben, met name jonge en onervaren teamleden kunnen zich belemmerd voelen om hun vragen of twijfels te uiten. Enkele tips voor het creëren van een veilige omgeving:

• Gebruik een externe locatie. Hierdoor wordt je niet gehinderd door de ‘dagelijkse’ omgeving (telefoon, collega’s, etc.) De aandacht zal dan gericht zijn op de sessie zelf.
• Zorg voor een open opstelling, zet de stoelen optioneel in een cirkel maar verwijder zeker de tafels. Dat is altijd even wennen, maar het creëert een grotere vorm van openheid en vertrouwen, omdat deelnemers zich letterlijk niet kunnen verschuilen achter een tafel of laptop.
• Laat alle teamleden deelnemen aan de kick-off (dus ook de projectleider zelf) en zorg voor iemand die deze bijeenkomst leidt en het proces bewaakt, maar zelf geen inhoudelijke inbreng heeft. Bij voorkeur is dit een persoon die geen belang heeft binnen het project zelf.

2. Zorg voor interactie

Voordat je gaat samenwerken is het belangrijk om te weten hoe projectleden over bepaalde zaken denken en welke argumenten hun visie ondersteunen. Een open dialoog tussen de teamleden is daardoor essentieel en draagt direct bij aan het eindresultaat. Als facilitator van de kick-off:

• Betrek je iedereen, nodig je degene die niet wilt spreken uit hun mening te ventileren.
• Spreek je af dat iedereen vrij is om te zeggen wat zij willen, je mening geven is nooit fout!

Interactie gebeurt niet automatisch. Zorg dat er ruimte is voor de interactie. Kies in de voorbereiding bewust specifieke werkvormen, neem de tijd en accepteer (in beperkte mate) dat er toch af en toe op de details ingegaan wordt. Werkvormen die tot een dialoog leiden zijn bijvoorbeeld:

• Open de kick-off met een vraag die je aan een aantal verschillende teamleden stelt. Zorg dat het een open vraag is. Alle antwoorden zijn goed, omdat het vaak een mening of visie is.
• Speel het stellingname-spel of bijvoorbeeld het ‘Lagerhuis’, waarbij je middels vooraf bepaalde stellingen de teamleden uitspraken kunt laten doen op het scherpst van de snede. Ook hier is elk antwoord goed.
• Wees blij als er discussies ontstaan en geef deze – tot op zekere hoogte – de ruimte. Als de discussie niet tot consensus leidt, parkeer deze en nodig de betreffende teamleden uit om hier op een later tijdstip  over door te praten. Het is beter om mogelijke conflicten tijdens de kick-off bloot te leggen, dan dat deze pas tijdens de uitvoering van het project aan het licht komen.
• Laat teamleden een beknopte functiebeschrijving opstellen van één of meerdere teamleden en presenteer deze aan de groep. Hierdoor komen verwachtingen van elkaar naar voren, waardoor middels een dialoog duidelijkheid en consensus zal ontstaan.

3. Bereid de kick-off goed voor

Denk goed na over wat belangrijk is bij de start van het project. Natuurlijk het grotere plaatje en de doelstelling van het project. Behandel hier specifieke kenmerken of technieken die belangrijk zijn. Het gaat er niet alleen om wat je vertelt, maar ook hoe en aan wie. De voorbereiding bestaat dus uit:

• Weet wat je gaat vertellen (en vertel niet wat je allemaal weet). Het weglaten van minder relevante informatie maakt de bestaande boodschap krachtiger.
• Bepaal wie de deelnemers zijn en stem de kick-off ook zeker af op je groep van toeschouwers.
• Zorg dat alles goed verzorgd is: de presentatie, de locatie, de uitnodigingen, etc. Een verzorgde voorbereiding straalt dit uit en dan zijn je deelnemers ook bereid hier tijd in te steken.

Plan de kick-off op tijd in en neem de tijd. Het op tijd inplannen en regelmatig herinneren laat zien dat je het belangrijk vindt. Neem voldoende tijd voor de kick-off, bij voorkeur minimaal een dagdeel, zodat er aandacht is voor persoonlijke inbreng.

4. Focus op de belangrijke zaken en niet op alle details

Het heeft geen zin om projectplannen tot in detail door te spreken. Ten eerste kan niemand dat onthouden en ten tweede is het niet voor niets in een plan vastgelegd, iedereen kan dit zelf lezen en doorgronden. De meeste mensen onthouden uit een dergelijke sessie maar 3 tot maximaal 7 aspecten. Gebruik dit gegeven in de voorbereiding door ervoor te zorgen dat de belangrijke aspecten aan bod komen en vul details pas later in. Doelstelling (lees richting), planning, budget en team zijn de belangrijkste aspecten.

5. Vier het commitment

De teamspirit en daarmee de samenwerking zullen een enorme ‘boost’ krijgen, als de project kick-off wordt afgesloten met een gezamenlijk statement en natuurlijk een toast! Werk tijdens de kick-off dus ook toe naar dit commitment.

Het gezamenlijke statement kan de doelstelling zijn (eventueel opnieuw geformuleerd door het team) maar zou bijvoorbeeld ook een set van uitdagingen kunnen zijn welke het team zien en welke overwonnen moeten worden om succesvol te kunnen zijn.

Op naar succes met een goede project kick-off!

Bij de volgende project evaluatie zal de start van het project en de kick-off zeker genoemd gaan worden. Benoemd als één van de aspecten waarom het project zo’n succes is geworden en wat zeker vastgehouden moet worden bij de start van een volgend project. Vanaf nu is die project kick-off een blijvertje.

Wil je op de hoogte blijven van alle belangrijke factoren voor de komende jaren op het gebied van projectmanagement? Ontdek in onze uitgebreide whitepaper alle projectmanagement trends en ontwikkelingen of plan hier een vrijblijvend adviesgesprek in met onze projectspecialisten.