Close

Hoe zorg je dat (remote) teams afspraken toch opvolgen?

“Ik voel mij meer en meer een soort waakhond of politieagent die continue op patrouille is om bij mijn teamleden milestones, deadlines, deliverables en bijvoorbeeld urenstaten of datasheets op te halen”.

Eventjes simpelweg naar een bureau lopen van een collega, een grapje maken, vragen naar de thuissituatie en terloops ook opvolgen wat de status is, is er niet bij. Of toch even aangeven dat het echt “te bont” aan het worden is. Op een dusdanige manier dat mijn teamlid gemotiveerd wordt (en blijft) om het beter te doen.  Oh ja, en dan denk je het allemaal gedelegeerd en “op de rit” te hebben, krijg je nog even snel een mail van de directie met de vraag of je nog even snel iets wilt ophalen bij iedereen voor de boardmeeting van morgen…. En iedereen heeft het al druk…. Hoe ga je dat nu doen?

Remote communiceren kost tijd

Actuele vragen die wij als Mojeo inmiddels vanuit diverse kanten als vraag hebben gekregen en natuurlijk ook zelf tegenaan lopen. Het uiterst belangrijke “menselijke” en “non-verbale” deel van communicatie valt grotendeels weg als we beperkt zijn tot veelal contact via digitale communicatiemiddelen. Continu via virtuele meetings of telefoongesprekken opvolgen, kost zo verschrikkelijk veel tijd, dat dit voor veel PM’s en PMO’ers en ook management een complete dagtaak is geworden. Dat kan natuurlijk niet.
Kan dit anders gedaan worden? Nou, natuurlijk niet geheel anders! Maar kan het makkelijker, met betere resultaten en prettiger voor iedereen? Ja, dat kan zeker! Vandaar dat wij in deze blog jullie willen meenemen in onze best practices.

De remote communicatietips van MOJEO

Wij hebben veel ervaringsdeskundigen en hebben intern met elkaar gesproken over het leiden van nieuwe teams en succesvolle nieuwe samenwerkingsvormen. We ontdekten dat veel bestaande trainingen niet echt toepasbaar zijn op deze huidige situatie. Het waren meer snelle doorvertalingen van standaard managementmethodes als het juist aankwam op opvolgen, ophalen en controleren…. alleen dan ietwat “omgeschreven”. En ja, in sommige gevallen hebben we de deur van onze huiskamer zelf maar opengezet, want de hoeveelheid open deuren die werden ingetrapt, waren niet meer te tellen ;-).

Communication is everything! Communicatie, communicatie, communicatie…. Maar dan wel even net iets anders, iets slimmer, een beetje handiger, meer weldoordacht en daardoor veel effectiever en prettiger voor iedereen. Hieronder enkele praktische tips die je kunt gebruiken in verschillende situaties.

Hoe verkrijg je 100% commitment?

Dit kan prima in een telefoongesprek of virtuele meeting of teammeeting waarbij je één voor één de teamleden aanspreekt en afstemming zoekt.

Stap 1: zorg ervoor dat de persoon hardop terugzegt wat hij moet doen.

Jij: Oké, dus voor de zekerheid, zodat we weten wie wat doet, waar ga jij nu aan werken?

Teamlid: Ik ga de informatie collecteren en verwerken in een rapportage voor projectmeeting.

Stap 2: Krijg een tijdbestek/deadline

Jij: uitstekend, en je gaf aan dat je deze donderdag rond het middaguur gereed ging hebben?

Teamlid: Dat klopt!

Stap 3: Zorg ervoor dat je een verplichting koppelt aan de taak

Jij: Ok, dan verschuif ik enkele zaken in mijn agenda en blok ik donderdagmiddag om met de rapportage aan de slag te gaan?

Teamlid: Ah, prima!

Stap 4: Onderstreep de waarde nogmaals

Jij: het is heel belangrijk voor mij om dit donderdagavond af te hebben, want de directiemeeting staat voor vrijdag en iedereen moet zich kunnen inlezen voorafgaand.

Teamlid: Dat snap ik!

Stap 5: Bevestig de afspraak terug

Jij: Ok, dus ik ontvang ten laatste donderdag rond het middaguur de rapportage van jou, correct?

Teamlid: Dat klopt!

Stap 6: Toon dankbaarheid

Jij – een paar dagen later via mail/slack of anders: Ik wilde je nog even bedanken voor je hulp, ik wist dat ik je kon vertrouwen!

Er moet nog iets “snel” tussendoor gedaan worden

Niets is lastiger dan last minute informatie ophalen, echter is dit met de juiste aanpak prima te doen. Toch is dit in veel situaties een effectieve manier om gedrag te sturen. Hierbij is het belangrijk om “de juiste snaar te raken”.

Voorbeeld:

Je hebt van je teamleden tussentijds een update nodig voorafgaand aan de directiemeeting. Bieden je teamleden weerstand tegen de tijdsinvestering? Erken dat dan door te zeggen: ‘We weten dat het extra tijd kost, maar deze informatie is van belang om de volgende stap goed te kunnen bepalen. Zouden jullie een projectupdate kunnen doorsturen, met daarin de openstaande punten?’ Erkennen van weerstand zorgt ervoor dat je teamleden zich begrepen voelen en dan zullen ze eerder geneigd zijn dit te doen… we zijn namelijk één team.

Persoonlijke/informele relaties opbouwen is nog crucialer dan voorheen, dit kan 1 op 1, maar ook 1 op meer. Ze moeten je LEUK vinden. 

Leer de personen kennen, hun voorkeuren of juist ergernissen, families, hobby’s of wat ze hebben meegemaakt. In het geval van teams kun je bijvoorbeeld laten merken dat je de historie van het team kent. Door bijvoorbeeld iets te delen dat jullie samen recentelijk hebben gedaan.

Focus iedere keer dat je de kans krijgt op overeenkomsten tussen jou en die persoon of het team, zoals gemeenschappelijke interesses, hobby’s, afkomst/historie, sport of sportclubs of zaken die jullie samen hebben meegemaakt of gerealiseerd.

Deel iets van jezelf met hen. Dit hoeft niet altijd persoonlijk te zijn, maar kan ook een goed onderzoek zijn, een video, event of leuk artikel waar ze mogelijk in geïnteresseerd zijn. De kracht van “kleine cadeautjes” versterkt de band tussen jou en hun.

Ontwikkel de sociale norm/cultuur. Dit is een langduriger proces. Waarbij we in eerdere blogs al hebben aangestipt dat het leiden van virtuele, remote werkende teams veelal gebaseerd is op vertrouwen in het team en het aanpassingsvermogen, is het van belang om te blijven investeren in een cultuur van samenwerken en onderlinge connecties/banden te blijven versterken. Waarbij de sociale norm van aanleveren conform deadlines, afspraken maken en communiceren en zelfstandig resultaatgericht werken de basis is. Blijf ook herhalen dat “iedereen” zich houdt aan de gemaakte afspraken en complimenteer het goede gedrag. Dus in een algemene mail tegen iedereen zeggen, dankjewel dat jullie allemaal tijdig de informatie hebben ingeleverd.

Mensen laten zich vaak onbewust leiden door het (waargenomen) gedrag van anderen. Ga maar na: in de zoektocht naar een restaurant kiezen we meestal voor het restaurant waar het druk is.

Personen die het niet hebben ingeleverd, zullen zich realiseren dat ze niet bij de groep horen. Niemand wil de vreemde eend in de bijt zijn.

Als mensen willen we niet afwijken en erbij horen!

Door dit bewust te blijven onderstrepen, zal het overgrote deel het gewenste gedrag vertonen en zal dit de algemene sociale norm worden. En dat compliment, dat is dan ook direct de waardering naar iedereen en triggert een neurale waarderespons in onze hersenen en maakt ons blij. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een simpel mailtje te sturen. Dank allemaal voor het aanleveren van jullie wekelijkse update en urenstaat, het zorgt ervoor dat we volgende week als team een goede start kunnen maken.

Vergeet niet dat onderlinge banden in deze tijd extra belangrijk zijn! 

Een groot nadeel van remote werken is dat ook automatisch het koffieautomaat gesprek wegvalt. In kantoren worden toch veel banden gesmeed onder het genot van een kort intermezzo bij de automaat.

Organiseer naast sessies gericht op ‘het werk’ ook sessies voor teambuilding of het informele gesprek. Zoek met je team naar alternatieven voor de koffieautomaat gesprekken, het samenzitten in de kantine of de collegiale wandeling in de pauze. Denk aan een virtuele vrijdagmiddagborrel via Zoom, iedere dag een kwartiertje met je collega’s een koffiemomentje of een teambuildingsessie waarbij iedereen zijn of haar favoriete plekje op de achtergrond van een teammeeting zet en iedereen moet raden waar dat is. Dat levert dan direct ook weer informele gesprekken op.

Graag horen we jullie tips. Heb je onze andere remote-blogs al gelezen?

REMOTE WORKING: WAT BETEKENT DIT VOOR PROJECTEN? WAAR LIGGEN DE KANSEN EN UITDAGINGEN?

HOE ZET JE ZELFSTURENDE (REMOTE-WERKENDE) TEAMS SUCCESVOL OP?

Hulp nodig bij het remote communiceren met je (project-)team? 

Het MOJEO remote PM team zit voor je klaar! Audrey, Dave en Jelle zitten tijdens deze turbulente periode voor je klaar met projectmanagementhulp op afstand. Bel (+31 (0)43 2041 086) of plan een meeting in via: https://calendly.com/mojeo/60min.
Dan organiseren we een rechtstreekse video-verbinding richting jouw huiskamer.