Zie je als projectmanager dat je project steeds resources tekort heeft? Het vragen om extra resources kan altijd een discussie teweeg brengen met de opdrachtgever.
Gesprek 1:
Projectmanager: Ik heb 2 extra resources (projectmedewerkers) nodig, want we komen om in het werk. Opdrachtgever: Hoezo, hoe blijkt dat opeens en waarom uitbreiding van maar liefst 2 projectmedewerkers? Projectmanager: Iedereen zit tot over de oren in het werk. Ze vertellen me allemaal dat ze er momenteel niks bij kunnen hebben. Ik denk dat het met 2 medewerkers extra beter zal gaan. Opdrachtgever: Maar is er dan echt nergens ruimte? Kan er niks verschoven worden? Om hoeveel werk gaat het? Projectmanager: We hebben het echt allemaal erg druk. Iedereen maakt lange dagen. Opdrachtgever: Kom maar terug als je een betere onderbouwing hebt.
Gesprek 2:
Projectmanager: Ik heb 2 extra resources (projectmedewerkers) nodig, want we komen om in het werk. Opdrachtgever: Hoezo, hoe blijkt dat opeens en waarom uitbreiding van maar liefst 2 projectmedewerkers? Projectmanager: De urenverantwoording van de laatste 4 weken laat zien dat iedereen gemiddeld 50 uren per week werkt, dat zijn dus 10 overuren per man per week. Daarnaast laat de detailplanning zien dat er over 2 weken 5 nieuwe activiteiten gestart moeten worden, wat een toename ten opzichte van de huidige werklast met 80 uren per week impliceert. Opdrachtgever: Hoe kom je aan die cijfers en aan die planningsgegevens? Projectmanager: Van het PMO. Opdrachtgever: Dus een toename van 80 uur per week maakt een uitbreiding van het project met 2 medewerkers noodzakelijk als we de planning willen halen? Projectmanager: Dat is juist. Opdrachtgever: Het is me duidelijk, je hebt mijn akkoord.
Moraal van het verhaal:
Dankzij een Projectmanagement Office heeft de projectmanager harde bewijzen en argumenten met betrekking tot de werklast en de onderlinge afhankelijkheid van projecten om de uitbreiding te rechtvaardigen. Heb je simpelweg gewoon extra resources nodig? MOJEO kan je op het gebied van projectresources snel helpen.
