Een PMO implementatie, 9 succesfactoren
Een project management office (PMO) kan binnen projectorganisaties een enorme verbetering te weeg brengen mits het op een goede manier geïmplementeerd is. In dit artikel lichten wij toe hoe je een PMO goed implementeert en wat de toegevoegde waarde van een PMO is. Er is niet één enkele succesvolle manier voor een PMO implementatie. Dit komt mede doordat elke organisatie andere verwachtingen heeft van een PMO. Daarnaast kan er gebruik gemaakt worden van verschillende frameworks om een PMO op te zetten. Wel zijn er verschillende factoren die kunnen bijdragen aan succesvolle(re) implementatie van een PMO.
De implementatie van een PMO
Het implementeren van een PMO vraagt altijd om een maatwerk aanpak. Waarom? Elke projectorganisatie vraagt om een specifieke aanpak wil het PMO op lange termijn goed blijven functioneren.
MOJEO hanteert hiervoor de iteratieve aanpak middels de PMO bouwblokken. Ieder bouwblok dekt een bepaald onderwerp van het PMO af. Door de bouwblokken te implementeren die het meeste aandacht vragen zorgen wij ervoor dat het PMO op korte termijn een toegevoegde waarde levert voor de (project)organisatie. In dit artikel gaan we dieper in op de bouwblokken die wij hanteren.
Nu even concreter, MOJEO gaat een PMO opzetten binnen jouw organisatie. Welke stappenplan werken we dan af?
De 9 succesfactoren
1. Het is belangrijk om te beseffen dat je niet alles in één keer kunt doen
Om die reden is het van belang dat er een duidelijke scope wordt vastgesteld. Het is belangrijk om te weten wat de intentie /doel van het PMO in de organisatie is. Daarnaast is het belangrijk om te identificeren waar de belangrijkste/ snelste verbeteringen te realiseren zijn door een PMO.
2. Veranderingen zijn onvermijdelijk
Wel is het belangrijk dat deze veranderingen besproken worden met de stakeholders/belanghebbenden. Dit is belangrijk om de verwachtingen te managen, anders kan in een vroegtijdig stadium de waarde van het PMO ondergewaardeerd worden.
3. Ken je stakeholders!
Het is belangrijk om te weten wie je stakeholders zijn en ze aan boord te hebben. Zo kun je binnen deze groep de verwachtingen en andere factoren managen.
4. Bepaal op tijd de kritische succesfactoren
Het vaststellen van kritische succesfactoren moet vroeg in het proces plaatsvinden. Als je criteria meetbaar zijn, zorg dan dat ze op korte termijn bijgehouden kunnen worden.
5. Definieer de toegevoegde waarde en checkpoints
Stel daarnaast vroeg vast wat de toegevoegde waarde is en gebruik checkpoints om te valideren. Het is belangrijk om in elk stadium te weten of de tijd nog goed wordt besteed.
6. Onderschat de complexiteit van changemanagement niet!
Als je processen, standaarden, rollen en verantwoordelijkheden gaat aanpassen is het belangrijk om te zorgen dat dit voor alle betrokkenen duidelijk is. Daarnaast moet je rekening houden met het ripple-effect, veranderingen vóór in de keten, zorgen vaak voor veranderingen/problemen verder in de keten.
7. Neem de tijd!
Het implementeren van een PMO kost tijd. Er moet worden geanalyseerd, geplanden bemiddeld. Het is daarom belangrijk om de verwachtingen van de stakeholders op de juiste manier te managen.
8. Het gebrek aan een duidelijke methodiek is een valkuil voor elke PMO implementatie!
Daarom is het van belang om te kiezen voor een methode die aansluit op de behoeften van de onderneming. Er is niet één route naar succes, maar een route kan wel voor de onderneming worden uitgezet.
9. Last, but definitely not least: Een PMO is niet de oplossing voor ALLE (project)problemen in de (project)organisatie!
Een PMO kan helpen met het aanpakken van de problemen en bijdragen aan toekomstig projectsucces. Het is daarom slim om naast de implementatie van een PMO een maturity/volwassenheidsassessment te laten doen voor de projectorganisatie dan wel het PMO. Lees hier meer over de Maturity Scan van MOJEO of doe hier alvast de vrijblijvende online PMO Maturity Scan Lite!
We hebben ook nog een blog-post gemaakt over de 15 belangrijke waardes die een PMO kan opleveren. Lees deze blog-post hier.
Ontdek de feiten van een goedwerkende pmo
Ontdek in één overzichtelijke infographic alle facts over de toegevoegde waarde die een PMO kan opleveren voor een (project)organisatie.
