De implementatie en toegevoegde waarde van een PMO

Een project management office (PMO) kan binnen projectorganisaties een enorme verbetering te weeg brengen mits het op een goede manier geïmplementeerd is. In dit artikel lichten wij toe hoe je een PMO goed implementeert en wat de toegevoegde waarde van een PMO is.  

De implementatie van een PMO

Het implementeren van een PMO vraagt altijd om een maatwerk aanpak. Waarom? Elke projectorganisatie vraagt om een specifieke aanpak wil het PMO op lange termijn goed blijven functioneren.

MOJEO hanteert hiervoor de iteratieve aanpak middels de PMO bouwblokken. Ieder bouwblok dekt een bepaald onderwerp van het PMO af. Door de bouwblokken te implementeren die het meeste aandacht vragen zorgen wij ervoor dat het PMO op korte termijn een toegevoegde waarde levert voor de (project)organisatie. In dit artikel gaan we dieper in op de bouwblokken die wij hanteren.

Nu even concreter, MOJEO gaat een PMO opzetten binnen jouw organisatie. Welke stappenplan werken we dan af?

PMO Maturityscan

Indien er al een PMO is binnen de organisatie onderzoeken we middels de PMO Maturityscan hoe volwassen deze is en waar de verbeterpunten liggen.

Kwalitatief onderzoek

Middels verschillende interviews brengen we in kaart waar op dit moment de behoeften en problematiek liggen bij de stakeholders en projectmanagers.

PMO plan

We brengen alles in kaart en vatten dit vervolgens samen in een concreet verbeterplan. Hier staat precies in welke bouwblokken verbeterd en/of geïmplementeerd gaan worden.

Review & optimalisatie

Na de implementatie van een bouwblok kijken we of alles succesvol geïmplementeerd is en of de problematiek daarmee daadwerkelijk naar wens is opgelost.

Dagelijks beheer & optimalisatie

In overleg beheren wij de dagelijkse activiteiten van het PMO of dragen wij deze (gedeeltelijk) over aan de interne projectmedewerkers.

Wat is de toegevoegde waarde van een PMO?

Je begrijpt nu wat het stappenplan is van MOJEO bij de implementatie van een PMO. Wat zijn de toegevoegde waardes die een PMO aan jouw organisatie kan toevoegen? Lees mee!

Hoger projectmanagement volwassenheid

Doordat een PMO de centrale positie binnen de projectorganisatie inneemt kan het de kwaliteit en standaardisatie van alle projecten sterk beïnvloeden door middel van processen en templates.

Het vaststellen van project-definities

Een PMO voegt structuur toe aan een project! Een standaard route zorgt ervoor dat projecten makkelijker met elkaar vergeleken worden. Daarnaast zorgt een PMO ook voor uniformiteit door het verschaffen van vaste projecttemplates.

Rapportages en inzichten over alle projecten

Vanuit dé centrale positie tussen alle projecten heeft een PMO het ultieme zicht op alle statussen van de verschillende projecten. Met deze data kan een PMO’er relevante inzichten op het gebied van resources, voortgang en budgetten verschaffen richting het hoger management en de projectmanagers zelf.

De communicatiespil van de organisatie

Het goed organiseren van de communicatie tussen alle stakeholders van een project behoort ook tot de taken van een PMO. Van het arrangeren van meetings tot aan het verspreiden van alle relevante gespreksverslagen.

PMO als kenniscentrum van de projectorganisatie

Om te leren van alle successen en leermomenten van de projecten kan een PMO als dé centrale plek fungeren voor alle kennis en data. Het kan ervoor zorgen dat deze data makkelijk inzichtelijk is voor projectmanagers zodat deze, alvorens zei een project starten, precies kunnen zien waar de risico’s van soortgelijke projecten in het verleden lagen.

Hoe implementeer je het beste een PMO?

Welke factoren dragen bij aan een succesvolle(re) implementatie van het PMO? Bekijk de handige tips van MOJEO in een overzichtelijk artikel.